捕获所学的建议课程,然后将其付诸实践!

我经常听到与提案相关的活动的同事分享有关捕获和提案噩梦的故事,这些故事会使斯蒂芬·金大发雷霆!在大多数情况下,这些情况从来就不需要一开始就发生,当然也不应该是我们经常看到的重复发生的情况。

这里有一些关于如何捕获,记录和(最重要的是)将组织中所学课程制度化的想法。

  • 在完成每个提案(和任务订单提案)后,请按住 内部的 捕获和建议团队的课程学习会议 合适的等待时间,特别是如果它很长, 有争议的 提议。通常,在提交后1周内举行会议,否则人们会忘记或打折。
  • 在会议开始前两天制定一套标准的问题,发送给捕获和建议团队,并让人们在会议之前提供答复(如果可行,匿名提供)。编译响应,按主题对它们进行排序,并消除冗余。您将能够与团队举行更有用的课程学习会议,并花费时间解决问题和收集信息。
  • 为了 外部的 汇报,根据每个RFP的评估标准和主要提案部分,准备一个表格以收集汇报意见。
  • 对于需要提交任务单建议的采购,请准备一个标准模板以捕获摘要说明。例如,我为美国财政部TIPSS-1 / 2/3任务订单和美国商务部COMMITS NexGen任务订单提案摘要开发了经验教训模板。根据评估标准和主要提案部分,我的表格有空间记录:
    • 总体评价员意见
    • 按子因素进行的技术评估标准
    • 评估者分数和 逐字 comments
    • 费用提案相关评论
    • 口头陈述标准,包括分数和评论
    • 额外的 标准 问题以及针对招标和客户的特定问题
  • 与参加汇报的人员会面,并与他们一起复习表格和汲取的经验教训。让参加汇报的每个人填写表格并将其提供给您(最好以电子方式提供,除非您有可以抄写手写笔记的人)。
  • 将已完成的汇报单汇编成一个汇报的主汇报单,并尽快分发给您的捕获和投标团队,以便与您的下一个投标工作合并。

总结经验教训是一个两步过程。首先,您需要收集经验教训信息。其次,您需要将汲取的经验教训纳入捕获和建议开发流程并将其制度化。

我定期介绍 得到教训 公司和部门管理的更新,以提醒他们 最佳做法。我还打印了捕获和建议小组的 Top 10 得到教训 作为挂在所有会议室墙上的海报!在每个提案会议上看到这些经验教训几个月之后,团队开始 自我监管 自己,并指出当他们有可能违反其中一个的危险时,可以互相学习适用的经验教训!

你如何收集和 居住 您团队的经验教训?让我知道 [email protected].