需求矩阵,合规性矩阵以及为什么同时需要两者

布伦达·克里斯特(Brenda Crist)分享她的建议,即为所有提案开发需求矩阵和合规性矩阵。

提案经理最担心的是几个月来处理一个庞大的提案,并且由于未遵循指示或未解决深奥的要求而被拒绝。

工作说明书,提案说明和评估标准之间的脱节增加了这种风险。

为了避免合规性问题,请考虑构建需求矩阵和合规性矩阵。如表1所示,需求矩阵为每个需求分配一个特定的编号,并验证提案中是否满足该需求。为便于内部提案开发,在矩阵中添加包括页面大小限制和作者姓名在内的列。

表1.需求矩阵

使用需求矩阵构建合规性矩阵。遵从性矩阵只是简单地将每个需求交叉到提案部分的编号和名称。根据需求的复杂性和同步性,您可以按照表2中所示的请求部分编号和名称,或通过建议部分编号和名称来订购符合性矩阵。随提案一起提交合规性矩阵,以方便客户对其进行评估。

表2.合规性矩阵

(点击下载该版本的MS Word版本 需求和合规性矩阵 post with tables)

留出足够的时间准备矩阵–进行数百项要求的招标可能需要2到3天的时间来准备和验证。在启动会议之前,指派一个或多个人员检查需求和合规性矩阵。在初始和最终提案草稿审核期间分配合规检查员,以验证合规性。

使用需求和合规性矩阵来构建提案时间表,创建提案编写者的程序包,并估算所需的审阅者数量。准备准确而有据可查的矩阵所花费的时间节省了重新编写的时间,降低了不合规风险,设施评估并最大程度地提高了建议分数。

在制定需求和合规性矩阵时,您遵循什么最佳实践?将您的想法发送给我 [email protected],我将在以后的帖子中分享您的建议!