25%的解决方案

本周,布伦达·克里斯特(Brenda Crist)描述了 25% Solution 并为成为以下职位的提案经理提供建议 事实捕获管理人员 once an RFP drops.

我将此帖子标题为 25%溶液 因为提案管理者通常在提案请求(RFP)下降之前已完成解决方案的比例不超过25%。根据建议的最佳做法,到RFP下降时,公司应具有:

  • 与客户建立关系或至少与客户对话
  • 用于执行工作或至少具有操作概念(CONOPS)的解决方案
  • 赢价(PTW)策略或至少是客户预算的概念
  • 了解比赛的解决方案,PTW或组织能力
  • 已有合作伙伴通过已签署的保密协议(NDA)帮助弥合解决方案的空白
  • 现有主题专家(SME),他们愿意帮助制定解决方案

当获得25%的解决方案时,提案经理将成为事实上的捕获经理,因为一旦RFP下降,原始捕获经理通常会因为完成定价和合同文件并充当公司高管与分包商之间的联络而被消耗掉。由于时间紧迫,投标经理经常被留给:

  • 监督解决方案的开发,并确保提供足够的详细信息
  • 进行竞争性分析以解决未解决的问题
  • 设计过渡计划并确定过渡风险
  • 制定质量控制(QC)计划或运营监控方法
  • 监督关键人员的招聘
  • 确定利益和歧视因素,并制定胜出主题

此时,您可能会想,“公司不应该出价吗?”尽管通常是这种情况,但有很多令人信服的理由竞标,包括:

  • 该公司的运营工作激增
  • 公司的预算被削减了
  • 同时出现多个出价

无论出于何种原因,完成未完成的捕获工作并在客户分配的时间范围内开发提案都是提案经理的工作。那么提案经理如何在客户的时间范围内执行所有这些功能?这是我的建议:

  • 快速构建合规性矩阵并评估需要完成的工作
  • 确定是否有合理的理由要求延期,如果有,请提出一个理由。
  • 建立时间表以最大化并行任务并最小化顺序任务
  • 分配提案响应时间范围的15%至33%以完成捕获活动,包括竞争分析,技术和管理解决方案开发以及关键人员招募任务
  • 计划完成后,如果不满足资源要求,则将资源需求与高管人员进行沟通,并附带相关风险
  • 在启动会议之后,立即召开工作会议,在PTW估算的参数范围内开发技术,管理和人员配备解决方案
  • 在花费33%的提案期限之前,请高层管理人员审查解决方案并降低风险
  • 在花费66%的提案时间之前,请对所有提案部分的带注释的大纲进行滚动审核
  • 争取在80%的提案时间表完成之前对提案进行最终审核,并限制提案审核者的数量,以便有足够的时间来收集他们的反馈意见
  • 始终将最后10%的时间分配给提案和产品的质量审核

总而言之,随着公司降低日常开支并要求专业人士以更少的钱做更多的事情,如今25%的解决方案正变得越来越普遍。随着客户在招标时间段内邀请更多问题和输入意见,并且投标截止日期向右滑动,这种情况变得越来越可行。如果高层管理人员支持可伸缩,灵活和适应性强的提案管理流程,则情况将变得更加可口。