Q&来自政府内部评估的7个秘密中的第1部分,以及如何使用它们创建获奖方案

洛菲尔德Business Winning Webinar Q&A

您知道政府如何真正评估提案吗?您是否曾经想过,当他们阅读每份要约时,他们会寻找什么?在为提案评分时,他们喜欢和不喜欢什么?不知道这使向美国政府提交提案就像在他们的弓上开枪一样。 “另一面”发生的事情对大多数承包商来说都是个谜,而且汇报往往无法说明全部情况。甚至故事的一半!这是因为准备提案的人和评估提案的人有着截然不同的观点。

在此网络研讨会中,我们发布了为期三年的研究项目的结果,内容涉及政府如何评估提案以及捕获和提案经理需要了解哪些内容,以便创建更好,得分更高的提案并赢得更具竞争力的投标。观看网络研讨会重播,听取Lohfeld首席顾问Wendy Frieman提供的“鸿沟的另一面”课程,该课程基于对采购人员的3年采访,这些人员阅读并评估了价值不超过$ 10B的提案。她解释了从对方那里学到的7个秘密,并向您展示了如何使用这些秘密来提升自己的竞争能力。

单击以观看网络研讨会重播,并下载演示文稿和研究摘要。

这是我们在网络研讨会期间收到的问题的第1部分,其中包括来自Wendy Frieman的回答。

问: 如何在中标中组织和展示信息?有魔术公式吗?仅仅是要符合评估标准,还是要讲一个故事来获得更多情感支持就更重要了?
A: 我喜欢这个问题!不,没有魔术公式。中标的形式千差万别,任何诚实的投标经理都会告诉您,总会有惊喜-到货时似乎已死的投标最终成为赢家,反之亦然。故事使评估人员保持阅读,这是一件好事。但是,故事赢了’t补偿不存在直接映射到评估标准的材料。因此,我将从基础开始,然后建造房屋。首先解决评估标准。然后讲你的故事。

问:政府如何评估提案响应的风险?也就是说,政府如何确定“riskiness” of a proposal?
A: 好问题。这不是我提出任何问题的主题,但是在回答中反复出现。提案团队似乎经常低估了来源选择团队对风险的厌恶程度。当然,构成风险是高度主观的。但是,如果存在这种感觉,恐惧将压倒既定的评估标准。

问: 选源委员会成员必须遵守哪些标准,例如政府承包商必须遵守FAR?
A: 是的,董事会成员必须遵守FAR。但是,FAR提供了可供解释的指导。

问: 我们听说了自动评估工具–使用了哪些工具以及何时/如何使用它们?
A: 基本上有两类工具:1)用于帮助非价格评估者的工具,以及2)定价工具。两者都被使用,并且有合同工将讨论工具的使用。这取决于所涉及的特定机构和办公室。

问: 当招标有50页内容时,评估人员期望什么?“shalls”而您的回复仅限于30页?
A: 这是一个很大的问题,我们大家都在为之奋斗。有很多方法可以解决需求。首先,这取决于您要响应哪种RFP。并非所有RFP都要求或建议您写每一个“shall.”这种格式在产品或商品出价中更为常见。如果确实需要回答每个“应”,则可以将它们汇总到一个表中,或通过其RFP段落号进行引用以节省空间。如果你不这样做’不必分别解决每个问题,我总是建议您按优先级对它们进行排序,并相应地分配您的页数。这表明了对工作的了解,因为它表明您知道重要的事情。

问: 谁提供监督以确保评估人员确实使用了RFP中提供的评估标准?
A: 合同商店对此负有责任。不同组织对它的使用方式不同,但是在每个来源选择过程之前,都应该有培训和明确规定的准则。

问: 在一个非常客观的过程中,有多少主观性?什么’政府采购评估中的最新“内容”?
A: 有主观性,但是很难说多少。我采访的人将这一过程描述为公正,理性和客观。也许是因为一厢情愿的偏见。尽管有法规,流程和培训,但最终还是由人类来进行评估,而人类却是人类。这就是为什么尽可能多地了解谁参与源选择过程非常重要的原因。 

我的采访没有关注趋势,但我认为企业中的每个人都注意到对抗议活动的敏感性越来越高。这驱动了很多源选择过程。

问: 您能否从您的角度讨论为什么公司在新业务收购过程中不投资于正式的捕捞管理作为谨慎的职能?
A: 尽管这不在我的采访范围之内,但我的印象是,花时间证明有纪律的捕获过程的投资回报是需要时间的。许多公司只是不’有持久力。

问: 根据您的经验,评估人员正在使用电子单词搜索功能来评估提案吗?这是否意味着我们应该避免为了便于阅读而改写概念,而偏爱准确的用语来满足单词搜索功能?
A: 通常,最好尽可能使用RFP中的术语。但是,同样重要的是,不要一字一字地重复RFP要求,许多RFP对此提出警告。所以’s a balancing act.

问: 我希望您能解决政府发布的RFP充满众多错误的情况,并且在&一个窗口,拒绝合作,很显然,承包官员(CO)不会通过以下方式的一致答复做出必要的澄清:“bid as shown” or “refer to RFP.”您可以在CO中将响应标记多少次而又不勾选?
A: 好问题!如果RFP的歧义与合同或定价问题有关,我会坚持下去,而不必担心过多的标记。如果你不这样做’赢了,您将得到一条纸质笔迹,表明您试图进行澄清。 

如果问题与非价格因素有关,我将使用三部分检验。首先,问题本身是否会向我的竞争对手透露任何信息?如果是,请不要’不要再走了。其次,我是否可以在不得到问题答案的情况下提交合规提案?如果是,请停在那里。最后,我能否忍受这个问题的最糟糕答案?如果是这样,那么我会问这个问题,但只能问一次。如您所见,通常返回的答案只会使RFP不清楚。最好的策略是清楚说明您对RFP的理解。与向可能首先无法回答问题的CO征集徽章相比,这是更好地利用时间和精力。我认为这与烦恼CO无关,而更多地在于如何最好地利用有限的时间来提供RFP响应。

问: 国防部和联邦政府客户使用的评估程序之间有区别吗?由于艺术封面不是评估的一部分,它们会有所作为吗?
A: 即使在同一家代理商和合同店内,评估过程之间也存在差异。 FAR允许这样做,而且承包商通常不会以任何方式记录其特质。我确实问过我的采访对象关于建议书的封面,他们都说,封面没有区别。

问: 我们公司已收到有关我们的姊妹子公司关系的评估通知,以评估过去的绩效和管理方法。了解如何最好地展示它以得到更高的评分并避免出现问题将是您的兴趣所在。
A: 这超出了我的采访范围。通常,评估团队在评估过去的表现时会考虑许多来源。我怀疑这将取决于您的组织与它的下属子公司之间的距离以及它们与您有多少共同点。如果你们俩都为同一个客户做同样的工作,那可能是个问题。通常,当过去的绩效不佳时,处理该绩效的最佳方法是向您展示从中学到的知识以及如何改进流程或技术以避免重复出现。