减少B的20种方法&P成本仍赢

华盛顿科技文章

鲍勃·洛费尔德许多公司上一年的销售额持平或下降,因此正在处理降低的投标和提议(B&P)今年的预算。这就引出了一个问题,可以在不降低胜率的情况下以较低的成本编写建议书吗?

显然,我们可以减少福利彩票中奖规则成本,但是许多降低成本的计划会使胜率直线下降。

为了弄清为什么福利彩票中奖规则成本过高,我请我们的福利彩票中奖规则咨询团队分享他们的见解。由于该团队每年处理大约400个福利彩票中奖规则的前线,因此我确信他们可以提供宝贵的见解,以了解为什么成本太高以及公司可以采取哪些措施来降低福利彩票中奖规则成本而不降低获胜率。

这是我们发现福利彩票中奖规则费用高于应有的部分原因。

错误的开始

一些公司在开始福利彩票中奖规则之前未审查RFP。在这些情况下,他们启动福利彩票中奖规则并开始投标,直到后来发现他们没有中奖的机会,并最终关闭了福利彩票中奖规则工作。错误的开始浪费了所有人的时间,使团队无法专注于其他更高优先级的目标,并增加了总体B&P成本。建立既定的投标标准和进行明智的投标决定的门禁审查将有助于消除错误的开端并减少不必要的投标支出。

错误的出价决定

没有客户知识,竞争对手的见识或针对特定出价的解决方案应该是这笔交易不适合您的线索。然而,一些公司继续前进,认为如果在福利彩票中奖规则上投入足够的精力,他们将克服这些障碍。狂热的呼吁寻求咨询帮助,从而导致更多机构参与了该福利彩票中奖规则,但最终,他们始终没有克服其根本缺陷。知道什么时候说不可以节省大量B&赚钱,让您的团队专注于可以赢得的交易。

RFP之前的准备

在RFP发布福利彩票中奖规则之前,如果没有在RFP发布开发项目之前花费大量的时间和精力,则会导致疯狂的努力来开发这些项目。通过适当的RFP前工作,我们可以避免这些人员高峰。我们对此感到非常强烈,当我们在RFP发布之前开发福利彩票中奖规则工件时,我们的业务收购生命周期就处于捕获和福利彩票中奖规则之间的正式阶段,即Pre-RFP准备。这使公司有更多时间来开发这些工件,并避免了在福利彩票中奖规则开发期间花费高昂的人员高峰。

福利彩票中奖规则启动

随着捕获和福利彩票中奖规则启动会议的进行,福利彩票中奖规则也随之而去,而捕获工作的失败和向福利彩票中奖规则团队的移交是增加福利彩票中奖规则成本的有力预测。最好在RFP发布后几天推迟启动会议,以进行适当的准备,而不是匆忙参加。适当的准备工作包括报价设计和解决方案;确定并承诺所有利益相关者(大量潜在客户,作家等);明确指示作者和队友的发展;队友/分包商签署并执行协议;计划计划(综合总体计划,时间表,工作分解结构)已完成;福利彩票中奖规则大纲,合规性矩阵和带有注释大纲的写作说明;起草执行摘要,并准备分发给参与者。最后,确保所有利益相关者在启动会议之前阅读RFP。

福利彩票中奖规则经理权限

明确定义捕获经理和投标经理的角色和职责。任何人都不必面对这些领导者相互矛盾的方向,也不必浪费宝贵的时间来辩论哪个经理做出什么决定。我们希望看到捕获经理负责获胜,而福利彩票中奖规则经理则要为捕获经理工作,以将捕获经理的愿景变成成功的福利彩票中奖规则。明确说明福利彩票中奖规则管理者有权指导,分配或解雇参与者;安排参与者参加时间表;以及主持会议,包括减少浪费时间的短暂蜿蜒对话。

故事板不起作用

根据我们的经验,情节提要板无法有效地向技术和管理作家传达写作指导。情节提要常常过着自己昂贵的生活,经过大量的审议和审议后,并不能得出可靠的初稿。通过使用带注释的轮廓来简化过程对于作者来说更有效,并且与使用情节提要装饰福利彩票中奖规则室的墙壁相比,肯定更便宜。

编写之前进行解决方案开发

福利彩票中奖规则团队中的每个人都想加入并开始写作,但是我们发现大多数早期写作最终都被丢弃了。关注解决方案开发,仅在批准解决方案和带注释的大纲之后才开始编写。在软件开发中,您在进行编码之前先进行设计。福利彩票中奖规则中的内容应该相同,因此请在设计之前停止浪费金钱。

数据通话

您的福利彩票中奖规则中评估人员可以得分的每个功能都需要证据来证实您的主张,但是许多福利彩票中奖规则中都存在未经证实的主张。我们希望看到在启动会议上启动可靠的数据呼叫,以收集编写良好建议所需的信息并证实您所有大胆的主张。没有良好的数据调用,您编写的大部分内容最终都会浪费文本。首先获取数据,然后写入数据。不要写,希望数据能支持您的主张。

福利彩票中奖规则资源

指定某人的姓名作为版块的作者并让他们实际工作是两件事。将名称放在框内很容易,但是如果不免除其他任务并致力于按照您的时间表进行工作,则您的投标产品将始终滞后并且达不到预期。我们喜欢看到福利彩票中奖规则资源从追求的开始到结束。从一个福利彩票中奖规则中提取资源并将其分配给另一个福利彩票中奖规则或要求参与者执行多任务是一种危险的做法。当然,每个人都希望他们的建议中有最好的人,但是将最好的人分散到太多的建议中,会使他们的贡献平庸。适当地提供建议书资源,如果您没有必要的内部人才,那就出去吧。最有效的资源结构是从头到尾都委派合适的人员。

团队合作伙伴

一些团队成员认为,当他们签署分组协议时,他们的工作就完成了。实际上,这项工作才刚刚开始,第一个任务是撰写获奖方案。确保您的队友提供的资源就是您需要的人,而不是他们无法在其他地方安置的未使用的劳动力。清楚地表达您的期望,如果人们不满意,请把他们送回家。福利彩票中奖规则经理可能犯的最昂贵的错误之一是将福利彩票中奖规则部分分配给分包商,等待3周以审查工作,结果发现他们没有做任何事情。保持短时的牵引力,并使它们保持与您为自己的员工维护的高性能标准相同。

图形

强大的图形对于一个好的建议必不可少,但是获得这些图形的途径通常不必要地昂贵。为减少迭代次数,请清楚了解每个图形必须传达的内容以及必须分配的空间。较弱的图形概念会导致图形重复工作,而较弱的图形可能会或可能不会在最终福利彩票中奖规则中使用。在福利彩票中奖规则开发的早期,请使用快速草图来提出您的想法并显示您打算如何传达您的信息。在审阅并批准了这些手绘图形之后,图形画家可以渲染图形草稿。在福利彩票中奖规则的下一个迭代中使用这些内容,然后在创建最终福利彩票中奖规则版本时调整图形。有趣的是,您的福利彩票中奖规则中实际包含多少个渲染图形。通常,只有不到一半的渲染图形可以将其纳入投标,这只会增加投标成本。在您的下一个出价中,查看有多少图形未纳入福利彩票中奖规则,并询问您的团队可以采取哪些不同措施来减少不必要的图形的费用。

作家

有些作家很出色,而另一些作家则不管他们重新编写一个部分多少次,都永远做不到。您可以通过培训特定的示例并在他们开始写作之前为他们提供详细的写作模板(包括每个部分的功能,优点,证明和鉴别符)来帮助他们知道如何编写他们的部分。确保解决方案定义明确。永远不要 刚开始写作 方法!好的建议写作来自培训,经验和有效的指导。如果您没有能干的作家,请及早意识到这一点,删除那些不会写作的人,并用能写作的人代替。否则,将浪费宝贵的时间,增加福利彩票中奖规则成本,并生产出劣等至中等的福利彩票中奖规则产品。

福利彩票中奖规则配置控制

维护投标部分和图形版本控制可能是一项挑战。否则,将导致检查或修改过时的福利彩票中奖规则部分,或者发现多个人做了相同的工作,直到浪费时间才发现冗余。无论结果如何,失去配置控制对每个人来说都是昂贵且令人沮丧的。有出色的投标工具,可以帮助您管理投标版本,如果您要进行大型竞争性投标,这些工具必不可少。

色彩小组审查员

福利彩票中奖规则审核者越多,您的审核效果就越差,您在审核上花费的钱也就越多。您只需要几个优秀的审稿人,做好准备,并专注于合理数量的建议文本页面。为每个审阅者分配特定的角色,并指示他们所有评论都必须可行。

可以从政府评估者的角度对福利彩票中奖规则进行评分;另一个人可能会考虑合规性。另一个人可能会看视觉吸引力。对于技术/管理审阅者,我希望每天为每位审阅者分配约40页,并希望每位审阅者提供书面评论。我看过福利彩票中奖规则审核时,会议室里有30个或更多人,到了一天结束时,三分之二的人都没什么可说的。减少福利彩票中奖规则审核者的数量,提高他们的质量,并降低您的福利彩票中奖规则成本。

执行编辑

很多时候,我们看到高级管理人员在通过红队之后对福利彩票中奖规则进行了调整,引入了涉及所有福利彩票中奖规则量的变化。同样有害的是,在生产副本最终审核时,将以前不参与的高管分配到流程的后期,以进行编辑/重写。这些活动可能会使福利彩票中奖规则脱轨,增加成本,并且很少会在输赢之间有所作为。为主管人员的输入建立清晰的窗口,并且在截止日期之后不接受更改。在过程的早期对此进行讨论,不要’除非有坚定的生活规则,否则请离开房间。应该为福利彩票中奖规则提供建议的任何人都应有机会进行正式的内容审核,而不是在生产过程中。

重用

使用公司批准的福利彩票中奖规则重用材料(图形,过去的绩效等)来保留企业资产库。确保您已定义了重用过程,并明确存储了可使用的分类良好的重用材料。这些材料的使用不当会不必要地增加您的建议书的成本。

福利彩票中奖规则开发基础架构

福利彩票中奖规则人员没有合适的工具,软件,设备和工作区,这会浪费时间和精力。为所有参加者提供足够有效的福利彩票中奖规则支持工具(设备,计算机,软件,工作区等),并提供充足的电话技术支持。不要依靠电子邮件来传达细微或复杂的说明;这导致过多的迭代次数无法完成相对简单的任务。确保您就如何设置协作工具和知识库,培训所有人并强制使用工具方面寻求专家建议。

福利彩票中奖规则备份

不允许投标团队成员将投标的一部分存储在其个人计算机上。将福利彩票中奖规则托管在专用服务器上,并强制所有福利彩票中奖规则团队成员将其工作存储在指定位置。确保您具有所有与投标相关的文件的连续备份。寻找丢失的投标材料或不得不重写找不到的投标部分会增加投标成本。

福利彩票中奖规则文化

每个公司都有福利彩票中奖规则开发文化。有些非常专业,而另一些则不利于创建具有成本效益的福利彩票中奖规则。最不利的是英雄文化,一些忙碌的主管人员在最后一刻出现,以通过扔掉解决方案并全天候重写福利彩票中奖规则来保存福利彩票中奖规则。无论您在福利彩票中奖规则的形成阶段尝试使该向导参与多大的努力,他们都没有时间-但是他们总是有时间在最后的日子里把每个人都抛在脑后,以便他们可以声称自己拯救了公司从失败。如果这是您的文化,请努力将流程和订单纳入福利彩票中奖规则。我保证它将减少您的福利彩票中奖规则费用,改善每个人的生活质量,并提高您的获胜率。

得到教训

每个建议都应以吸取教训的练习结尾。记录您的捕获/建议工作后立即汲取的经验教训,并与每个新的捕获/建议小组一起对其进行回顾。经验教训的问题在于,我们会不断地重新学习它们,从而增加了福利彩票中奖规则成本。

概括

一个好的投标经理可以避免许多增加投标成本的陷阱。我在这里只列出了其中一些,而且我确定您可以将列表添加到我的列表中。显而易见的是,熟练的投标经理可以有效地创建好的投标,而技能较差的投标经理可以让您亲身体验许多会增加投标成本的陷阱。

您可能会说,一个好的福利彩票中奖规则经理值得他们在金子上占一席之地,但是您无需阅读本文即可知道。

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鲍勃·洛菲尔德(Bob Lohfeld)

本文最初于2015年3月11日发布于 WashingtonTechnology.com。