如何通过改变写作风格来提高观众参与度

改变句子的结构和长度是保持读者兴趣的关键

您在审查提案时会感到无聊甚至困倦吗?您是否曾经在段落的底部找到自己,但是您不记得上面所说的了吗?我知道我有

如果我们有这样的想法,仅需阅读一份建议,就可以对建议进行改进,那么请想象一下您的客户的感受。您的客户有大量要评估的建议。此外,许多评估人员并没有直接投资于由此产生的合同;他们只是被分配来帮助完成评估。在这些条件下,审核者很容易就能解决问题。

我们要做的最后一件事是向注意力已经下滑的评估人员提供一份写得不好的建议。我们要避免单调乏味的写作使读者无法入睡,就像坐火车的节奏一样。取而代之的是,我们应该实现一种具有突如其来的速度,激动人心的转折以及为反射和吸收而停顿的写作风格。

引起兴趣的两种方法是句子结构和句子长度。

句子的结构

句子结构有三种基本类型:简单,复合和复杂。

  • 简单的句子 是带有单个主语和动词的独立子句。简单地说:“我们的现场团队将开发软件”。
  • 复合句 是一个句子,包含两个独立的从句,并由一个并列连词(例如 , 为了, , 和别的)。例如,“我们的现场团队将开发该软件,而我们的远程团队将对其进行测试”是一个复杂的句子。
  • 复杂的句子 有两个从属连词连接的子句。在复合句子中,两个子句都可以作为简单句子独立站立,而在复杂句子中,一个子句与它自己的句子一样没有意义。一个子句始终从属于另一个子句。

例如,“我们的现场团队将在远程团队对其进行测试之前先开发软件”是一个复杂的句子。独立条款“我们的现场团队将开发软件”可能是它自己的句子(正如我们在上面看到的)。从句“在我们的远程团队进行测试之前”不能作为自己的句子。

简单的 我们的现场团队将开发软件。
化合物 我们的现场团队将开发软件,而我们的远程团队将对其进行测试。
复杂的 在远程团队对其进行测试之前,我们的现场团队将开发该软件。

 

谈论从属和独立从句可能听起来像是语法错误,但重要的是要识别句子结构,以便您在写作中加以改变。太多的简单句子会使您的写作断断续续,变得幼稚,但是太多的复合或复杂句子会降低可读性。为了保持读者的兴趣,请在您的写作中找到平衡和多样的句子结构。

句子长度

除了句子结构外,还要考虑句子的长度以及这如何影响文档的可读性。当人们对作者没有信心时,他们通常会用较大的单词写更长的句子,以使他们看起来很复杂。不幸的是,这种策略实际上使写作更难阅读。

专业写作的行业标准旨在达到6或7年级的阅读水平。达到7年级阅读水平并不意味着您的写作必须无聊或过于简单。事实上,海明威的经典 老人与海 是读四年级的水平! (有趣的事实:此博客文章是在9点 年级阅读水平)。

遵循这些指示 确定您在Microsoft Word中文档的阅读水平。如果您的阅读水平太高,请修改您的写作,以使平均句子长度约为20个单词,并用较短的替代单词代替长单词。

应用这些概念

读者参与的真正魔力是句子结构多样化的结合  句子长度的变化。我们倾向于将简单的句子视为非常短的句子,将复杂的句子视为非常长的句子(并且很复杂!),但是相反的情况对于两个句子都适用。为了说明,考虑以下句子:

我们的现场开发人员小组将根据RFP第5.2节中指定的所有规定以及客户的SOP,在60天内在ABC平台上构建XYZ软件。

该句子长33个字,但该句子仍然是仅包含一个主题的简单句子。同样,下面的句子演示了复合句子和复杂句子如何简短明了:

在PM将其提交给COR之前,我们的质量控制委员会将审查月度报告。

这个复杂的句子只有17个单词,几乎是上述简单句子的一半。

在修改写作时,寻找改变句子长度和句子结构的方法。不必担心初稿中的这些原则-在此阶段,将您的想法整理在页面上更为重要。在您完善写作时,请查看每个段落以评估句子的长度以及句子的结构。如果您发现一个特别长的复合句子,请将其拆分为两个带有良好过渡短语的简单句子。同时,不要害怕偶尔的冗长句子。简短,冗长,简单,复杂和复合的各种句子将使您的读者对文本保持专注和关注。

 

朱莉娅·奎格利(Julia Quigley) 已经处理了各种联邦卫生IT任务单和大型联邦提案。通过修辞和构图硕士学位,她制定了提案写作策略,并进行了培训,以帮助技术主题专家(SME)了解如何对征求要求做出清晰而有力的回应。加入Lohfeld咨询小组之前,Julia负责为中小型联邦承包商的提案,并在德克萨斯州立大学教授入门写作和有说服力的写作课程。她将自己教过的课程以及所学到的课程应用到所有写作和培训项目中。