国防部 revamps source selection process

华盛顿科技文章

鲍勃·洛费尔德为了不断改善国防部的物源选择流程,国防部采购,技术和物流部副部长办公室国防采购和采购政策主任克莱尔·格雷迪于3月31日发布了新的物源选择程序(SSP),该程序已废止。以前的政策是5年前发布的。

新程序将对D中的提案评估产生重大影响oD,特别是关于如何处理最大价值权衡和最低价格的技术可接受(LPTA)采购的信息。在本文中,我强调了一些更重要的更改-其中一些过程是新的,而某些过程则是先前过程中的重新强调。如果您想阅读完整的40页备忘录及其三个附录,请阅读 可在我们的网站上找到.

重新定义最佳价值连续体

DoD在最佳价值连续体中添加了新的来源选择方法,以用作独立评估方法,或者与先前定义的最佳价值主观权衡或LPTA权衡相结合。这种新方法称为价值调整后的总评估价(VATEP)权衡,它允许来源选择机构(SSA)根据要约人解决方案中提出的特定增强特征,包括对要约人的评估价格进行货币化调整。

在传统的最佳价值主观权衡评估中,投标人可能会超出最低合同要求,但未提供有关政府愿意为超出最低绩效要求的绩效支付多少的指导。在主观权衡采购中,评估团队必须仔细记录投标人提出的超出合同最低要求的实例,并且SSA必须在评估要约人的提议并将这些收益与价格进行权衡时,主观权衡每种功能的收益。

在新的VATEP方法中,政府将清楚地确定RFP中的最低(阈值)和最高(客观)性能要求,并确定愿意为价格上的可衡量性能(高于百分比或美元)支付多少费用(百分比或美元)。临界点。

这种方法可量化地链接价值和成本,使投标人可以做出明智的决定,决定是否应该提议达到或超过阈值水平。

例如,如果速度是性能要求,则政府将明确说明愿意为超出阈值水平到目标水平的增加速度付出的代价。如果花费10% 让要约人将速度从阈值提高到目标绩效水平,政府愿意支付20美元% 为了获得更高的性能,建议更高的性能水平将是一个不错的决定。另一方面,如果政府只愿意支付5% 更多,要约人必须将其价格提高10% 为了达到更高的性能水平,则要约人最好只提出较低阈值水平的性能。

在VATEP采购中,预计要约人将达到所有阈值绩效水平,但对于超出阈值的绩效将获得货币化的评估积分。对于超出阈值的绩效,SSA将降低要约人的评估价格(仅用于评估目的),即RFP为超出阈值的绩效所分配的信用额度。

政府可能会分配一个可负担性上限,以设置政府为所有绩效提升总共支付的金额的上限。超出承受能力上限将使要约人没有资格获得奖励。

提议的任何超出阈值的增强功能都将纳入获奖者的合同中。

标准化评级方法和术语

对于所有谈判的采购(FAR第15部分),主要系统采购(FAR第2.101部分)以及多个授标合同中价值超过1000万美元的任务订单,新的SSP使用五个颜色评级或形容词评级来标准化评估术语。这些是:

  1. 蓝色(杰出)=提案具有出色的方法,并且理解包含多个优点的需求。
  2. 紫色(好)=一项提案,该提案具有透彻的方法和对需求的理解,并且至少包含一项优势。
  3. 绿色(可接受)=具有适当方法并理解需求且没有优势的提案。
  4. 黄色(边际)=一项提案,没有证明采取适当的方法并无法理解要求。
  5. 红色(不可接受)=不符合招标要求的提案,因此包含一个或多个缺陷,并且无法撤消。

当政府决定将绩效风险作为单独的评估因素时,适用以上定义。如果将性能风险与技术评估相结合,则五个颜色得分保持不变,但是对定义进行了稍微修改以包括性能风险。

显然,要在竞争激烈的竞标中获得良好的评分,提案将需要具有与每个评估因素相关的多种优势。

中立的过去绩效评级可能不是中立的

过去的绩效评估考虑了每个要约方在提供满足合同要求的产品和服务时所展示的近期和相关绩效记录。

相关性对于每个请求都是唯一的,但可能包括但不限于产品/服务/支持的相似性,复杂性,美元价值,合同类型,关键人员的使用(服务出价)以及分包/团队合作的程度。评分通常是形容词,通常评分为 非常相关, 相关的, 或者 有点相关。例如, 非常相关 将包括一项努力的现在或最近的过去执行,而该努力所涉及的范围,规模和复杂性基本上与招标中的范围,规模和复杂性相同。

不需要将产品或服务的质量作为单独的等级,但是,需要根据新近度,相关性和性能质量的总体记录来进行单独的置信度评估。

置信度分为五个形容词级别:重大的, 满意的, 中性的, 有限的, 或者 没自信.

A 中性的 当没有可用的近期/相关性能记录或记录稀疏以致无法评估有意义的置信度时,就会发生置信度评估。当一个 中性的 收到评级后,要约人的过去表现可能不会受到正面或负面的评价,但是,SSA可能会确定另一个具有 重大的 信心或 满意的 置信等级的价值超过 中性的 只要确定与规定的评估标准一致,就可以在最佳价值折衷中进行置信度评估。

在LPTA采购中,要约人有 中性的 评分获得了及格分数,因此要约人不会因缺乏过往表现而受到处罚。

LPTA采购要求已定义

新的SSP明确指出何时进行LPTA采购是合适的,并强调当所购产品或服务具有以下条件时,这种方法是合适的:

  1. 明确定义的要求;
  2. 合同履行不成功的风险最小;
  3. 价格在货源选择过程中起主导作用。和
  4. 没有任何价值,需求或兴趣来支付更高的性能。

定义明确 requirements 指政府可以阐明并由行业清楚理解的具有可接受标准的技术要求。

新SSP的附录C引用了对商业项目或非复杂服务或用品的采购,这些采购适合进行LPTA评估。该指南与美国国防部的“更好的购买力”计划相一致。

小型企业参与

政府将评估提议的小企业参与程度。小型企业的参与可能是独立的评估因素,也可能是技术评估中的子因素。

小型企业参与的要求必须在RFP中明确说明为小型企业参与的百分比目标,并针对各种类型的小型企业关注目标进行适当分类。

拟议的小企业参与将被评为 可以接受的 或者 不可接受的 或使用与评估技术提案相同的五个颜色评分来评分。使用颜色评分时,蓝色(杰出)等级被定义为“具有出色方法并理解小型企业目标的提案。”

程序并没有说要获得“蓝色”评级,要约必须提出超出小型企业参与目标的提议。

强制使用讨论

现在,必须对估计价值超过1亿美元的所有采购进行讨论。

该程序承认,不讨论大型采购的奖励很少符合政府的最大利益。不鼓励在不讨论大型复杂采购的情况下就授予奖项。

讨论必须至少包括:

  1. 要约人没有机会回应的任何不利的过去表现信息;和
  2. 评估过程中发现的任何缺陷或重大缺陷。

鼓励采购承包官(PCO)讨论提案的其他方面,这些方面可以提高要约人的授标潜力,例如评估弱点,超额价格和价格,但并不需要讨论可以改进提案的每个方面。

即使未讨论的弱点在裁决中起决定作用,也无需讨论要约人提议中的所有弱点。

选择来源选择机构

新程序将继续要求代理机构负责人以书面形式指定PCO以外的其他人作为价值超过1亿美元(包括期权和计划订单)的采购的SSA。对于这些较大的采购,SSA必须建立来源选择咨询委员会(SSAC)以提供职能专业知识。

成立后,SSAC的主要作用是提供要约人的书面比较分析并向SSA提供奖励建议。在没有SSAC的情况下,源选择评估委员会(SSEB)不准备进行比较分析或推荐建议,因为此任务是SSA的责任。

源选择决策文件(SSDD)提供了授予的理由,可以在汇报中提供经过编辑的版本。

除了PCO之外,建立SSA并在较大的采购中使用SSAC会使选择决策坚定地朝着需要采购产品,系统或服务的组织转移,而远离组织中采购方面可能更多的个人倾向于选择价格而不是性能。

最后的想法

与以前一样,新的源选择程序为改进国防部评估实践提供了出色的指导。我相信,此程序将在未来几年为国防部和行业提供良好的服务,并将帮助行业撰写更好,更具竞争力的提案。

本文最初于2016年5月2日发布在WashingtonTechnology.com上。

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