如何提高公司的内部出价意识

实施内部沟通计划

贵公司是否有有效的流程将客户的所有投标前请求(RFP)和RFP后提交通知发送给正确的捕获,投标或程序管理办公室(PMO)的成员?您会主动提醒PMO和生产人员有关即将到来的出价吗?您是否会通知捕获和建议团队合同何时结束,以便他们有足够的时间进行重新竞争?如果你回答 对于这些问题中的任何一个,请考虑实施内部沟通计划-警报过程。 表格1 建议您可以添加到过程中的检查点。

表1:定义角色/职责以提高内部出价意识

角色 责任
捕获
  • 为RFP之前,RFP之后,提交后,奖励警报和新机会设置搜索代理
  • 收到警报后,表明有活动的信息请求(RFI)/寻求通知的来源,或者RFP通知提案,人力资源(HR),价格和生产团队
  • 在RFI / RFP发布后的72小时内召开启动会议
  • 创建一个月度报告,以根据发布日期的最佳估计来提醒合同,建议书,价格,出版物和投标人手,该报告将在每月的1号前发布
合约
  • 在收到客户的RFP之前,RFP之后,提交后或奖励通知时通知相关捕获POC
  • 在收到RFP之前,RFP之后或提交后警报的通知后,收集由捕获人员或主管人员安排的会议材料
  • 按计划提交有关RFI或RFP的问题
人力资源
  • 收到特定的帮助请求后,就人力资源部门的要求或关键人员的需求进行协调
  • 随时向关键人员进行筛选,面试和接受的录用通知
生产
  • 设置新投标的协作区域
  • 协调有关生产过程和进度的捕获和/或建议
  • 发出获奖通知后,存档投标文件夹
IT人员
  • 帮助捕获人员设置内部电子邮件列表和其他IT要求
  • 使协作工具可以接受和管理内部/外部内容

总而言之,确保整个团队都知道并提醒投标事件,将您的公司错过里程碑或没有足够的时间响应客户请求的风险降到最低。

brenda_crist-jpg布伦达·克里斯特(Brenda Crist) 教我们的联邦合同项目经理获胜业务课程,提案写作和APMP基础认证课程。作为顾问,她担任高级捕获和建议经理。她帮助客户与他们的员工和合作伙伴一起创建成功的,精心编写的提案解决方案。她为许多民用和军用客户提供领先和执行的系统与网络管理项目的实践经验。

布伦达(Brenda)紧跟最新的采购,需求和行业最佳实践。她曾担任APMP-NCA分会的2010年主席,并曾担任2009年副主席和专业日主席。自2003年以来,她一直是APMP-NCA的活跃成员,分别担任宣传专业日,演讲者计划和2006、2007和2008年活动的主席。布伦达(Brenda)于2011年6月被选为APMP研究员。