个性决定您的色彩团队评价吗?

根据您的Google搜索结果,个性类型从4种到16种不等。在投标颜色小组审阅的背景下,投标经理和审阅小组负责人可能会遇到相当多的非建设性参与者,他们似乎竭尽所能阻止进展。增加此问题的是虚拟审查会议的增加。当审稿人不在场时,他们通常会表现出与亲自不同的(较粗略的)人格类型。

Here are six personality types that I’ve witnessed以及如何应对的六个技巧。

1.统治者

审稿人主持会议;偏离计划中的议程和时间表;首先,最响亮地表达他们的意见和建议;经常打扰别人他们甚至可能偏离主题,放弃毫无用处的切线。如果支配者是投标经理的直接或间接老板,则很难重新获得控制权。

提示1:驯服统治者。 与统治者打交道需要防御和进攻。在开会之前亲自或通过电子邮件花费时间解释议程,并需要平等听取所有与会人员的意见。在会议期间,在议程中包括将收到评论的顺序,以便您可以拜访特定的个人,最后保留主导者。要求不打扰,允许每个审阅者讲话,然后发表评论和问题。

2.后来者

这位评论者非常忙,他/她在每次评论会议中迟到。他们的到来较晚,对会议进行了介绍和总结,从而打乱了会议。审核小组可能已经进行了一半,但他们必须回到开始,听听后来者的意见。同样,如果此后继者在级别和/或客户或主题专业知识方面很重要,则可能很难忽略他们,因为评论可能至关重要。

提示2:尽量减少后进者。 审阅包中包含的说明应明确表明会议按时开始并按计划进行。通过在议程中包括单个审阅者姓名,您可以更好地执行规则。如果审阅者的时间段已经过去,那么他们必须等到会议结束或提交书面评论。请注意 分配审稿人特定角色,您可以更轻松地制定带有任务的议程。

3.多任务处理程序

Multitasker正在应答和发送电子邮件和文本,收听语音邮件,赶上其他工作,甚至接听其他电话。他们错过了一半的发言权,迫使团队重新考虑已经解决的问题或重复提出建议和意见。

提示3:禁止使用任何电子设备。 投影审阅幻灯片或提案部分。遵守规则:关闭笔记本电脑,并在“请勿打扰”上使用智能手机。通过分配角色将会议安排在紧凑的议程中。当然,除非您正在进行视频通话,否则这不适用于虚拟参与者(请参阅#5)。审阅者提供评论后,他们可以自由离开并返回多任务处理。

4.毫无准备

这些审稿人没有阅读RFP,只是浏览了提案,或者没有阅读完分配的章节。他们的许多评论不合规,因为他们没有审阅说明或评估标准。他们经常发表社论评论,而不添加任何实质内容。他们的存在浪费时间和空间。

提示4:将他们踢出小岛。 对准备不足的人没有耐心。 留出足够的时间准备 并进行审查。如果审阅者继续措手不及,请不要邀请他们参加以后的会议。在审核说明中说明,如果审核员无法完成分配,则应立即提醒投标经理,以便可以分配替代审核员。

5.虚拟参与者

由于该评论者并不实际在场,因此会产生各种烦恼。他们忘了静音手机,我们听到他们的狗叫,猫叫声和孩子们玩耍。他们甚至可能打去电话,去处理其他事情,例如洗衣服,而错过了一半的话。他们不确定审核小组在提案中的位置,并不断询问后续问题。如果团队未使用协作会议工具,则他们必须询问您在哪个页面上。

提示5:使用技术。 虚拟审阅者是最难管理的。但是,如果您使用的是协作会议工具,则可以使用技术将其静音。为了确保他们得到关注,请使用视频功能,以便与会人员可以互相看到对方。

6.堆放物

这位审阅者只是收集了更多评论,编辑和建议,但没有给出任何可行的评论或自愿帮助恢复。他们只是不断铲除批评(即“提案很臭”),使提案经理的意见相互矛盾,不可行的建议和偏头痛。提案恢复成为噩梦。

提示6:可以打扰。 行使您作为投标经理或审核团队负责人的权限,并立即停止“堆积”。诸如“我们已经讨论过”或“仅可行的评论”之类的答复是使会议重回正轨的完全可以接受的方式。

学习识别并使用这些个性类型。制定积极的策略,以便您可以在将来的色彩团队审查会议中更好地提高生产率和效率。

经过  丽莎·帕夫(Lisa Pafe)Lohfeld咨询集团副总裁,CPP APMP研究员和PMI PMP

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