创建高分提案的10个步骤

关于提案开发及其真正意义的现代观点

经APMP-NCA电子杂志许可转载.

我最近有幸与Coolican Consulting的首席执行官Stacey Coolican坐下来谈论我和Bob Lohfeld在书中写的话题, 创建高分提案的10个步骤。 作为一名前高级合同官,Stacey拥有无限的授权,并拥有超过20年的国防部经验,包括支持采购类I(ACAT I)的主要武器系统计划,他提供了丰富的实践经验,并附带了一些见解,这些观点为鲍勃和我分享的建议增添了新的视角。在书中(以下摘录)。

Bob Lohfeld和我开发了 创建高分提案的10个步骤 演示文稿和预订以分享我们的 现代视角 提案管理以及提案流程中的重要事项。我们将逐步进行资源选择的决策过程,以及政府评估人员和最终决策者在审核您的建议时所寻求的内容。我们将介绍基于优势的解决方案流程以及功能和优点之间的差异(以及如何使您的建议真正脱颖而出),然后我们逐步进行10项行动,以提高您的建议书的竞争力并始终为您提供高分的建议书。

这是我们与史黛西(Stacey)进行的“基于强度”对话的回顾  基于CO commentary.

您不仅需要知道自己在做什么,而且还需要知道竞争对手在做什么。您需要捕捉使自己与众不同的原因,以及为什么自己比竞争对手更好。

问题:史黛西,让我为您提供以下陈述的含义的背景知识,然后让您对“强度”的六部分定义有所了解。 

我们告诉提案小组,我们的目标是创建一个超越竞争对手的提案,并且没有弱点,缺陷或风险。我们的提案必须具有丰富的功能,可以被认为是优势,以便日复一日(当然,我们不讨论LPTA采购类型)。我们解释了《联邦采购条例》(FAR)中的四句话,明确告诉您政府将如何评估提案(FAR 15.305):

  1. 投标评估是对投标和要约人执行投标的能力的评估。 预期 成功签约。
  2. 代理商  评估竞争性建议,然后仅根据 因素和子因素 在招标中指定。
  3. 评估可以使用 任何评级方法或方法组合,包括颜色或形容词评级,数字权重和顺序排名。
  4. 相对的 优势,不足,重大弱点和风险 支持提案的评估应记录在合同文件中。

为了便于讨论,我将重点放在句子4上,并分享我们根据多种代理机构来源选择指南(包括2016年3月美国国防部来源选择程序)制定的优势,不足,劣势和风险的定义(“建议表示一种特殊的方法,了解需求并包含  多重优势”),FAR补充,以及有关定义优势的最佳信息来源-GAO通过其在抗议案件中的著作和决定。

作为一家公司,我们已经学习了这一知识体系,并为自己创建了构成力量的实用的六部分定义,所有这些定义都是基于这样的陈述:  提案的特色 does xyz.

  1. 第一个定义是 提案的特色 该功能的优点是您可以以对客户有利的方式超出合同要求.

仅仅提供按合同规定的工作就好比努力成为大学的C学生。如果您想成为高分的要约人,则必须找到对客户有利的方式来超出合同要求(例如,RFP呼叫60秒时在30秒内应答呼叫中心呼叫) 。未能做到这一点会使您在评估优势的概念上非常虚弱。

因此,我们在解决方案中寻找的第一件事-解决方案中是否存在某些东西,或者我们是否可以在解决方案中放入一些超出合同要求的对客户有好处的东西?

史黛西的评论:

我喜欢学生努力获得“ C”的类比。仅满足最低要求可能会让您“在技术上可以接受”,但让您与众不同的关键是关键。政府可能没有意识到这项利益。但是请注意,仅因为  认为这是一种好处,可能对政府没有好处,也可能不是他们愿意为此付出的。例如,前几天我正在与一位正在讨论一个小的竞争性建议的客户交谈。他知道现任者有两个人从事这项工作,并很高兴地告诉政府他可以提供三个人,而且成本仍然更低。他没有意识到,提议三个人实际上可能是一个缺点。政府可能没有足够的空间供第三人使用。他们可能不想将额外的钱用于购买额外的通用访问卡(CAC)。他们可能会认为有三人正在雇用现任员工经验丰富的资深员工(他们很满意)的所有初级员工。它涉及视角,以及了解和 理解 your customer.

  1. 第二个定义是 a 我们提供的功能 增加成功履行合同的可能性 或大大增加了成功履行合同的可能性。

合同履行是技术,进度,成本,质量,可靠性,为公民提供的服务,无论这些绩效衡量标准是什么,我们都会采取各种措施,并在思想练习中加以解决,说:提供增加成功的技术性能的可能性?”

增加成功履行合同可能性的典型因素包括:经过验证的方法或流程,工具,之前做过的管理团队,可用于支持该项目而无需建立新项目的资本便利等。所有这些论点都可以是编入建议书以提供证据,证明您很有可能成功完成合同的技术,成本,进度,质量,可靠性,为公民服务等目标。它们是可以被视为优势的功能。

比他们更了解政府的需求。能够说服他们物有所值–更好的是,能够免费添加此功能。现在,这可能是一个歧视。

史黛西的评论:

确切地!我告诉客户的概念之一,不仅是要指出他们过去的业绩记录中的经验,而且要让政府知道(如果适用)拟议的工作将由相同的主要参与者参与。收到卓越的CPAR总是一件好事,但是 更好的可以说,我们公司过去已经非常成功地做到了这一点,哦,顺便提一下,这些人正在被提议进行新的努力。过去是否做过,每个人都离开了并且您不再具有公司经验都没关系,因为可以说以前做过出色工作的同一位员工将继续工作这也是努力。能够将人们与经验联系在一起,可以与众不同并降低风险。

  1. 如果我们采用相同的概念,现在使用Nexus Argument扩展评估因素,则可以说优势在于 我们提供的功能 [显着]增加成功完成任务的可能性(机构任务,安全性,杀伤力等).

让我们看一下代理机构的任务。例如,国防部空间中是否存在某种东西,即使RFP中没有指定该东西,也可以增加武器系统的杀伤力,或者可以增加部署在野外的部队或部署在军事冲突中的系统的生存能力。

我们的建议中是否有增加成功完成任务的可能性的功能?如果存在,则可以将其评估为优势。

史黛西的评论:

工业界大多数时候都比政府更了解可能性领域。收购过程可能要花费很长时间,以至于有时甚至在政府授予合同之前,政府认为他们想要的东西就已经过时了。能够向政府提出最新最好的小部件/流程,可以使您与竞争对手区分开。比他们更了解政府的需求。能够说服他们物有所值–更好的是,能够免费添加此功能。现在  可能是一个歧视者。

  1. 因为所有优势最终都将与成本或价格进行权衡,所以我们问自己: 我们提供的功能 客户会支付额外的费用吗?”,因为最终所有这些优势都将与投标人的成本进行权衡。

为了授予除最低价格外的其他奖励,选拔官员必须进行权衡,并确定一项特定功能或一组功能在做出该奖励决定时价值额外的x百万美元。这些功能是否在我们向客户提供的价值中?

在最佳价值采购中,政府可以对构成最佳价值的三个不同定义。这些是:

  1. 就质量而言,您是竞争中的佼佼者,而且价格最低,因此,具有最高技术得分和最低价格的建议对政府而言是最佳价值,或者
  2. 您的价格最低,而且所有竞争对手的质量都一样,例如,政府收到了六家公司的建议;所有愿意做要求的工作;他们的建议书都有很多很棒的特点;但是您的公司给出了最低的价格,所以您赢了。在这个定义中,最低价格是政府的最佳价值,或者
  3. 政府希望除价格最低的产品外,还要奖励其他产品,因为该公司在其提案中提供了对政府来说非常有价值的功能,以至于他们会为此套功能付额外的钱,这要由该提案的优势来证明。为了发挥优势,所提供的功能必须对客户有形,并且他们需要额外付费才能获得。在这种情况下,对价格最低的报价以外的其他奖项对政府来说是最有价值的。

史黛西的评论:

同样,采用我们在前两个定义中讨论的内容–确保您认为增强的价值  对政府的价值。国防部也开始使用“价值调整后的总评估价(VATEP)”概念,该概念可在《国防部来源选择程序》附录B中找到(//www.acq.osd.mil/dpap/policy/policyvault/USA004370-14-DPAP.pdf)。这是让您知道政府愿意为超出门槛的绩效付出的代价。它需要 一些 政府决策中的主观性有助于行业了解政府的重要内容,以及他们愿意为增加的能力付出多少。这个概念是双赢的,因为政府在征求建议书时会考虑到他们想过的增强功能,而行业不必去理解政府的想法。

  1. 因为风险和弱点是联系在一起的,所以我们可以看一下 减轻任务或合同风险的功能,这些功能可以算作优点。

如果您要减轻任务或合同风险,则可以提高成功履行合同的可能性。我们可以从降低风险的角度来解决这个问题,并在我们的报价中寻找功能,并以可以被视为评估优势的方式展示它们。我们通常会采用我们认为会提高风险缓解能力的所有功能,并将其视为优势,反之亦然。

史黛西的评论:

风险很大。您越能缓解它,他们对政府的感觉就越好。与原型开发相比,SBIR / STTR中的政府具有更大的风险承受能力。有时您可以通过合同类型来区分他们愿意承受的风险。固定价格固定使承包商承担了风险。成本加成使政府承担风险。确保您了解并理解差异。

  1. 最后,对我们而言的第六个标准是 我们建议的优势不应被其他竞标者所抵消,例如,如果它们没有被中和,那么这些优势将成为您出价的区分因素。

它是这样的。如果我们在提案中自豪地说我们是CMMI 3级,则政府首先通过该提案时会说:“这是一个好功能。这增加了成功履行合同的可能性。我们会将其评为优势。”

然后他们阅读了第二个提议,第二个提议者自豪地是CMMI 3级,第三个提议者,依此类推。当评估人员完成对所有提案的审核后,他们会看着他们说:“我们给每个人都打了一个CMMI 3级的强项。我们应该重新考虑分数。成为CMMI 3级并不是真正的优势。那只是练习的状态。”

因此,由于所有其他投标者都说相同的话,因此第一投标者具有的这种明显的力量被抵消了。要成为最终评估中的歧视者,我们提议的优势一定不能被其他投标人所抵消。

请记住,在制定自己的建议时,即使您知道竞争将包含类似的优势以抵消您的优势,也需要包括自己认为是优势的东西

当然,反之亦然,我们可以通过中和他们可能被评为强项的特征,阻止其他竞标者获得强项。当我们进行竞争性评估时,我们会深入研究竞争对手将如何提出建议(他们的解决方案将要采取什么措施),然后问问自己我们需要做些什么以在最大程度上抵消竞争对手在他们的竞标中所做的事情期待它。归根结底,这就是让您与赢得比赛的竞争对手区分开来的原因。我们将一对一地参加比赛,以增强实力,以消除我们对比赛提议的一切质疑。

史黛西的评论:

这是大多数公司都错过的概念。就像您说的那样,他们在提案中放了一些东西,他们认为这会使他们与众不同,而不是意识到每个人都有相同的想法/凭据。一个很好的类比是在一所小学校中的高中生,他的成绩优异,参加了许多课外活动,并且是明星运动员,在SAT考试中表现出色,当他没有进入常春藤盟校的梦想学校时感到失望。他不明白 全部 申请那所学校的孩子是 就像他一样。他可能会在社区中脱颖而出,但在竞争中处于中等水平。确保您知道会令您与众不同的地方。

结论

这六个条件构成了力量定义的主体,这是一个非常狭窄的定义。当我们对提案进行定义时,我们会在提案中发现许多公司引以为傲的功能,但是在进行最终选择时,这些功能毫无用处。

我们有一家公司告诉我们:“我们在这里有一家公司自助餐厅,这是一个区别。”这不是歧视因素,因为它与增加成功履行合同的可能性无关。它不会增加客户的任务完成度。客户是否会因为您有公司食堂而支付额外费用?几乎不!

通过此测试并使用此定义,您可以在提案中预留许多占用空间的功能,但最后,它们没有优点,也不影响结果。

请记住-在制定自己的建议时,即使您知道竞争将包含类似的优点以抵消您的优点,您也需要包括自己认为是优点的东西-否则,您的评估可能会因为缺点而从建议中消失,从而再次显示出缺点。

当我们处理提案时,我们使用这个非常狭窄的六部分定义来确认:“这是有意义的。这就是评估的方向。”

在捕获过程的早期,着重于在建议中建立“优势”。与您的客户进行测试。看看它们是否有效,并以此为基础;如果不是,请回到开发解决方案的计划中,以尽可能多地整合优势。

史黛西的评论:

这就是为什么重要的是要了解您的客户并尽早介入。通过了解和与客户交谈来帮助告知需求。利用行业活动日并在专业活动中建立人脉。等到FBO上发布某些内容时,几乎总是来不及开始。您不仅需要知道自己在做什么,而且还需要知道竞争对手在做什么。您需要捕捉使自己与众不同的原因,以及为什么自己比竞争对手更好。

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史黛西·库里坎(Stacey Coolican) 是一名经验丰富的国防部职业承包官(无限制认股权证),服务残障的退伍军人,并且是收购团的成员。在20多年的杰出公务员职业生涯中,Stacey曾担任国防部多个机构的合同专员和合同官员,现在是Coolican Consulting,LLC的首席执行官。她获得了美国研究生大学的采购管理硕士学位和斯特雷耶大学的计算机网络学士学位(Summa Cum Laude)。 Stacey还拥有来自各大学的两个硕士学位证书和两个副学士学位。她是获得DAWIA III级认证的承包采购专业人士,I级认证的项目管理专业人士,注册专业合同经理(CPCM),国家退伍军人小企业联盟(NVSBC)的培训联席主席,以及之前的三个任期美国国家合同管理协会(NCMA)旧统治章节的董事会成员。

 洛菲尔德Consulting Group总裁Beth Wingate,APMP研究员,APMP前首席执行官

贝丝·温盖特(Beth Wingate)担任Lohfeld Consulting Group总裁。她拥有超过25年的提案开发,管理和公司交流经验。她帮助客户制定建议书,改善其建议书的操作,并在行业最佳实践中培训建议书和BD员工。 Beth擅长管理对大型政府采购以及任务单建议的响应。在加入Lohfeld之前,她曾担任洛克希德·马丁公司的提案中心主任,在此之前的12年中,担任了管理系统设计师有限公司(MSD)(被洛克希德·马丁公司收购)的提案中心主任。贝丝于2010年6月被选为提案管理专业人员协会(APMP)会员。她是APMP的2014年前首席执行官,2013年CEO,2012年首席运营官,2010-2011年教育总监以及2008年和2009年APMP国家首都区主席(NCA)章。从2005年至2007年,她担任本章的执行摘要通讯主席,出版商和编辑。她目前担任APMP董事会成员。贝丝定期在APMP国际和地区会议上演讲。自1996年以来,她一直是APMP的活跃成员。

洛菲尔德Consulting Group的业绩已得到证明,专门致力于帮助公司制定成功的方案和建议。
作为主要专注于政府市场的首要捕获和建议服务咨询公司,我们为政府承包商提供“进入市场战略”,“捕获计划和策略”,“提案管理和写作”,“捕获和提案流程和基础架构以及培训”方面的专家协助。在过去的三年中,我们为550份提案提供了支持,为我们的客户赢得了超过$ 135B的收益,其中包括十佳政府承包商。 Lohfeld咨询小组是您的“入门”和建议来源!通过联系我们开始赢钱 www.lohfeldconsulting.com and join us on 领英Facebook, 和 推特。