当心集体思考的危险

提案颜色小组审核无效

本文最初于2020年1月10日发布于 WashingtonTechnology.com

提案颜色小组审核无效。

为什么?在许多情况下,提案审核者会犯两个严重错误:

  1. 他们将提案看做是新颖的,而不是根据评估标准对其进行评分和评级。
  2. 他们厌倦了争论自己的评论,所以他们达成了共识-这实际上意味着他们屈从于 集体思考.

这些错误通常会导致提出这样的建议,即不仅不能提供丰富的区分能力的价值主张,而且在某些情况下还不符合要求。 

你的建议不是新奇的

内部的 色彩团队审核员经常破坏您的胜利 因为他们不完全了解政府如何评估和评估提案。他们认为提案应该讲一个故事,然后评论这个故事的优点。

实际上,政府评估人员仅根据评估因素和子因素的重要性顺序就可以完成一份计分表。他们使用计分表查找与评估因素相关的优势,劣势,不足和风险。单个评估者只能分配一个因素,因此他们不会将提案视为有趣的故事。他们更像是一本百科全书来阅读它,以查找完成计分表所需的信息。

如果评估人员找不到评分表中列出的项目,则将其评分为“弱点”或“缺陷”,这通常等同于不合格的情况。在最近的政府问责办公室(GAO)决定 关于Deloitte Consulting,LLC,抗议者辩称,美国食品药品管理局(FDA)不合理地得出结论,其提议是不可接受的,并取消了其竞争资格。

GAO出于非常合理的理由拒绝了抗议。提交给企业解决方案架构师的简历不可接受,因为它不符合招标书中明确规定的职位基本要求。

尽管该公司未能提供足够的多年经验证明,但他们抗议该简历是可以接受的。 GAO反对: “卖方有责任提交适当的书面报价单,以确立其技术能力和拟议方法的优点,并允许采购机构根据招标书的评估条款进行有意义的审查。”

不要将共识与集体思维混淆

我阅读了抗议决定,并简短地想知道承包商如何无法通过这种基本的合规标准。然后,我想象颜色小组审核员同意,是的,提交的履历中详细介绍并在其合规性矩阵中描述的一般经验确实等同于征集所需的特定经验。

也许他们很累。也许他们的招聘人员无法拿出足够的简历。也许他们认为他们在提案中提出的故事会掩盖缺乏合规性的情况。他们极有可能屈服于集体思考。他们一起合理化了简历符合要求。

阅读抗议决定的同时,我们的一位客户伸出援手寻求反馈。他们的多重授标合同提议因不合规而被取消,他们希望我们就政府的决定是否合理提出意见。在这种情况下,RFP要求提供“所有劳动力类别”的费率。但是,该公司提交了一个定价电子表格,其中没有包含所有人工费率。

该公司的财务团队和价格建议审核员同意,由于他们不打算竞标某些劳工类别的任务单,因此他们不需要为这些职位提交价格。经过几次色彩小组审查的内部讨论后,他们都同意这一理由。

不幸的是,该承包商没有要求独立审阅者检查电子表格的合规性。在花了几个月的时间准备一份复杂的提案之后,他们因一个错误而迷失了方向:1)我们都可以做到,但2)会引起新的关注。政府裁定不遵守规定是有道理的。该公司失去了投标书,整个未来的任务订单工作都将在MAC车辆下进行。

有什么解决方案?

根据 哈佛商业评论研究, 避免集体思考的三种策略是:1)组建多元化的团队; 2)专注于角色; 3)​​鼓励热情的冠军。所有这三者均适用于改善提案审核。 

组建不同的团队: 政府评估人员可能不熟悉您的解决方案。因此,您的审核团队需要由了解工作的人员,了解客户的人员和一无所知的人员组成。所有审阅者都应该能够阅读和理解您的产品。如果不能,则该提案可能撰写得不好,不合规和/或缺乏说服力。

专注于角色: 分配明确的角色使审阅者更加负责和响应。如果颜色小组审核员知道他们具有不同的角色,例如合规审核员,分配给特定评估因素的模拟政府货源选择官员,恶魔的拥护者,风险不利评估员等,那么所得到的评论,分数和评分将更多有价值的。在角色分散的情况下,审核团队避免集体思考,因为每个人都有不同的任务。

鼓励热情的冠军: 有时,在多次提案扩展和修订,漫长的工作日和晚上以及多次审核之后,很难保持热情。是的,我们必须作为一个团队合作,但不要低估“一个人的力量”。聘请在提案审核方面经验丰富的外部顾问,可以使该人拥护提案修正,这些修正针对已证明的质量度量和基于评估因素的评分。通常,团队会更轻松地倾听并响应外部审阅者的发现。

颜色小组的评论是天生的合作。但是,由于审稿人容易成为集体思考的对象,所以他们实际上常常使胜利脱轨。轻微的错误便会变成主要的合规性问题,从而浪费时间,金钱和精力,而失败的竞标本来可以成为赢家。对外部审核员进行具有成本效益的投资有助于团队重新定位,纠正错误,提高对价值主张的理解并赢得胜利。

经过 丽莎·帕夫(Lisa Pafe)Lohfeld咨询集团副总裁,CPP APMP研究员和PMI PMP

洛菲尔德Consulting Group的业绩已得到证明,专门致力于帮助公司制定成功的方案和建议。
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