您的提案有多可读?

可读性水平影响您的报价符合良好

可读性是什么意思?

可读性是一种衡量理解写作的衡量标准。在编写提案时,可读性水平会影响读者所理解的报价程度。

可读写作的最佳实践包括使用清晰,易于阅读的风格,有源而不是被动语音,使用常用词,避免术语。这 简单语言指南 建议简单的单词和短句不超过15-20个单词,以及平均3-5个句子的段落。

检查MS Word中的可读性

您可以使用的一个工具来评估您的写作的可读性是Microsoft(MS)字的可读性评分特征。打开它,去 文件> Options > Proofing,选择 显示可读性统计数据 在拼写和语法下(图1)。

 

运行拼写和语法检查后,生产图2中的可读性统计信息。

MS Word应用Flesch-Kincaid可读性索引来评估您的文档。可读性公式计算对读者理解一篇文章的能力最大的变量,即句子长度,每个单词的音节数以及被动句子的数量。让我们分析图2中的统计信息。

  • 计数: 这些计数建立了文档的大小/复杂性的基线,了解字符数,单词,句子和段落。它们用于计算指示您可以提高写作的平均值和可读性分数。
  • 平均数: 避免长期句子和段落。建议的商业提案平均值是:
  • 每句话的单词:14-18是建议的平均水平。
  • 每段句子:3-5是理想的。
  • 每个单词的字符:6个字符表示单词不是太复杂。

在该示例中,句子,段落和单词统计信息在目标范围内。

  • 可读性: 建议的商业提案目标是:
  • 弗利奇阅读便于:60%或更高。
  • 等级:10-12年级。
  • 被动句的百分比:不高于15%。超过15%,几乎没有人舒适阅读。

在我们的示例中,被动语音统计不是太糟糕。然而,阅读和等级均表明,也许写作太复杂了。作者应该努力将等级水平降至不到12级,并将阅读方便提高到更高的数字。

改善可读性

考虑您的分数,并使用这些建议重写您的建议部分:

  • 寻找长句并缩短它们。
  • 替换任何长的替换短,单音节或两个音节词。
  • 使用主动语音,主动动词而不是副词。
  • 通过打破它们或收紧措辞来缩短长期句子。
  • 将段落分成较小的块,以便您在每个句子中更少。
  • 寻找一种形式的词语 或者 成为 (是,将是,等等);这些动词很弱,并且经常导致被动动词构造。
  • 回顾重写,以确保您的邮件仍然意味着您的意图,并且甚至更难了解。

重新检查统计信息以查看可读性是否有所改善。如果这些数字仍然很高,请重复该过程。看看您是否可以将等级级别降至10,然后是8.工作至少为50%的可读性分数。尝试不到10%的被动。

额外的可读性考虑因素

可读性分数是评估您的写作的一个工具。但还记得这些其他方面:

  • 拼写和语法可读性分数不检查这些因素,但拼写和语法很差分散注意力,骚扰读者,而不是质量的指标。
  • 页面布局,包括使用白色空间,图形和标题,指导读者并增强理解。
  • 有效地利用粗体和斜体字体来关注关键点。
  • 对...的一致性 一个声音,颜色,格式和术语。

愉快的写作,愿您更可读的提案赢!

经过  Maryann Lesnick.,Lohfeld咨询组,CP APMP,PMP,CSM,MOS的董事总经理。

lohfeld.Consulting Group已验证结果,专门从事帮助公司创建获胜捕获和提案。

作为专门专注于政府市场的首要捕获和提案服务咨询公司,我们向政府承包商提供专家援助,以便在上市战略,捕获规划和战略,提案管理和写作,捕获和提案过程和基础设施以及培训方面提供专家援助。在过去的3年中,我们支持550多个提案,为客户提供超过135亿美元 - 包括前10名政府承包商。 Lohfeld Consulting Group是您的“转到”捕获和提案来源!通过联系我们开始获胜 www.lohfeldconsulting.com. and join us on linkedinFacebook, 和 推特。