改善提案的3个步骤

每次都要重新学习关键课程的周期。

没有提案是完美的。每个公司高管都希望他或她还有几天的时间来调整最后的部分。但是,在提案出台之后,就该反思在提案过程中哪些方面进行得很好,哪些方面没有完成以及应该采取哪些措施来改善结果。总结经验教训是提高提案开发效率并提高下次投标获胜几率的重要一步。

令人惊讶的是,并非所有公司都进行此类审查。更令人惊讶的是,许多重复执行这些操作的公司都犯了同样的错误。在每项重要提案之后,审核应遵循相同的过程。该过程具有以下三个基本步骤:

1.收集数据。 在收集有关最后一个提案的信息之前,请提案团队花几天的时间来恢复其正常运行。人们需要时间来反思-但不需要花费太多时间就可以忘记自己学到的东西。一两个星期通常是开始收集数据的正确时间范围。

通过选择参与者并邀请他们加入评论来开始数据收集过程。参与者应包括提案团队,技术和管理人员,执行团队和分包商。祝贺团队成功地交付了提案,并为审核设定了期望。要求参与者反思提案过程以及他们在提案团队中的经验。这将使他们能够就可以采取哪些不同措施来改善流程和提案达成共识。

指定某人作为所有评论的收件人,并要求每个参与者将评论发送给该人。征求有关采购整个生命周期的意见,而不仅仅是建议制定阶段。除了提案开发阶段之外,您还需要有关机会限定,追求和预投标阶段的评论。在每个阶段,每个参与者都应解决三个基本问题:进展顺利,进展不顺利以及如何可以采取不同的措施来改善流程和提案。

2.分析数据。 首先按照采购时间表对评论进行排序。例如,将与提案前活动有关的所有评论归为一组,然后按评论类型将其归类为子类别:什么有效,什么无效以及如何改进。合并多余或类似的评论,并删除有关个人表现的评论或可能成为职业不满的表达方式的评论。这些是人事问题,需要单独处理,不属于流程改进审查的一部分。

使用三列表格显示分析结果。这些列是症状,根本原因和建议。大多数评论将描述症状,而不是问题的根本原因。例如,始终错过最后期限的作家可能是几种不同根本原因的征兆。也许他们白天工作过度并且需要支付全部费用,企业文化没有规定最后期限,或者他们从未接受过提案培训。无论出于何种原因,找到根本原因都是至关重要的,因为治疗症状只会掩盖真正的问题。

这是分析中最困难的部分,因为大多数人在不了解问题根源的情况下就对症状进行了处理。我们需要修复已损坏的东西,而不仅仅是治疗症状-当然,我们希望保留正在起作用的东西,并愿意接受改进建议。

3.从错误中学习。 向公司管理层和提案团队简要介绍分析结果。给他们一些时间来了解发现并接受建议。改进需要对流程进行仔细的更改,对参与者进行更好的培训以及对更好的技术进行投资。实施它们需要共识和变革的路线图。

如果您在每份建议书之后都正确地进行了经验教训审查,则可以打破在每份主要建议书之后重新学习相同课程的周期。

本文最初发表于2010年8月27日 WashingtonTechnology.com.