您可以将出价保留在拒绝框中吗?

鲍勃·洛费尔德我被要求审查为陆军数十亿美元的“陆军鹰”后勤采购的第一阶段提交的建议之一,并向未成功投标的人提供建议,说明该公司为何未能削减开支。我的回答很简单-投标人没有为评估人员编写提案进行评估。提案出错的原因如下。

陆军鹰是一项针对大型和小型企业的多次奖励采购,目前正在分阶段竞争。我审核了第一阶段的意见书,这是一个咨询阶段,要求投标人提交一份简短的建议,描述他们对陆军后勤计划的理解以及他们的团队的能力和资源如何帮助完成这项任务。根据这一回应,陆军建议投标人如果决定进入比赛的第二阶段(提交完整的投标书),他们的团队是否会成功。第1阶段是一个咨询阶段,即使陆军建议该投标者不太可能中标,也不会阻止该投标人进入第2阶段。

评估者如何评估

要撰写一份简短的好建议,可以想象一下如何评估您的建议。在这种情况下,您可以可视化坐在大桌子上的评估者。表格的一端是一堆提案,而另一端是两个方框–一个用于可能成功的提案,另一个用于可能不成功的提案。

您可能会进一步想像,评估人员已经同意了对这些建议进行审查和评分的标准。在这种情况下,标准肯定会包括竞标者解释他们对陆军后勤战略的理解的程度,以及他们的团队在完成任务时积累的经验和资源的程度。您应该期望使用评分模板来评估每个提案,并将其作为将提案分类到适当框中的基础。

快速外观评估

作为投标专家,您知道当评估者要审阅多个投标时,他们将通过三遍阅读和评估它们。第一步是快速浏览一下,以确保您的Eagle提案遵循RFP指导。他们希望看到您按预期的方式为各节加上标题,并组织提案,以便内容显示在预期的位置。每个提案都应通过此快速外观符合性测试,并且假设您的提案通过,则评估者将执行第二次评估通过。

提案内容略读

第二遍包括提案内容摘要。在这里,您希望评估人员能够更慢地浏览页面,查看图表和表格,并阅读与每个建议部分中以图形方式显示的数据一起显示的操作标题。此通行证就像是在阅读图画小说,让读者看着图片,并期望故事能够被讲述而不必阅读文本。

为了获得良好的评分,您的Eagle提案的第一部分应该有直观的图形,描绘出投标人对陆军后勤任务的理解。在接下来的章节中,关于经验和资源,应该有精心设计的数据表,以证明相关的团队经验和资源,并带有动作标题,以说明这些数据与完成陆军任务之间的关系。如果编写得当,则内容略读通行证应该会给您留下深刻的第一印象,即您的提案是获胜者,并且应该足以使评估者为您的提案得出初始分数。在浏览完内容后,评估人员应该对您的提案打算使用的两个方框中的一个很清楚。

详细的提案阅读

第三遍是对提案文本的详细阅读。评估人员已经从图表中获得了对文本传达内容的期望,现在评估者可以准备更深入地研究提案并了解文本传达的全部内容。文字应加强通过图形表示方式讲述的故事,并指出评估者在略读图表时可能遗漏的任何细微之处。文字将它们绑在一起,并完成了故事。

在审查未成功的投标人的建议时,我发现没有内容可评估的第二遍。该提案没有数字,只有一个数据表构造不佳。内容略读使该建议牢固地位于失败者类别中,并且文本没有兑现要约人。

经过深思熟虑,我认为出价方团队很好,在第一阶段的竞争中本来可以成功,但投标文件却输了。

鲍勃·洛菲尔德(Bob Lohfeld)

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本文最初于2012年5月16日发布于 WashingtonTechnology.com。