关注提案优先事项,而不是大火

亲爱的提案医生,

当我似乎整天都在应对危机时,如何确定自己以最好的方式度过时间?

如果一家公司即将退出团队,我必须立即处理。如果我最好的作家刚降落在医院,我必须立即替换那个人。如果文件丢失,我必须找出根本原因并修复我们的版本控制过程。

一天中发生了很多事情。扑灭了那么多火。很难一直专注于真正重要的事情。是否有组织建议时间的方法?

消防员

亲爱的消防员,

这是一个很大的问题,也是一个难题。我们一天中不能制造更多的小时,因此分配和最佳利用每个小时至关重要。

当然,存在方法论。问题是要定期实施它们。如果花2个小时弄清楚如何节省2个小时,那么我们将回到开始的地方。因此,我建议以下简单步骤。

首先,确保将您每天必须完成的项目记录在某种系统中,包括纸张,电子,白板或其他有效的系统。其次,确保您的日历是最新的,并且绑定了特定时间的所有承诺。第三,每天花20分钟退后一步,并查看第二天​​的操作项和日历。

在一个不会分散您注意力的地方进行,并确保您的清单和日历摆在面前。记下未来24小时的工作重点,并收集未来24小时内需要提高工作效率的任何文件或工具,包括您需要访问的系统的密码,开车前往任何约会的路线,电话号码您需要打电话给的人等等。

第一天可能需要20多分钟,但随着时间的流逝,您会变得更好,而投资将使您高枕无忧,并提高了生产率。

如果您需要更多建议,并且愿意花更多的时间,我建议戴维·艾伦(David Allen)的 把事情做好 (一本书和一种方法;查看 http://www.davidco.com)。

如果您井井有条,并且及时进行规划,那么一天中的战术和战略都可能成为现实。试试看,让我知道如何进行。

一切顺利,

提案医生Wendy Frieman