充分利用合同汇报

准备提问并尽可能多地学习。

无论输赢,您都有权获得政府的汇报,以帮助您了解奖励决定的依据。您必须在收到合同授予通知后的三天内以书面形式要求汇报,否则您的请求可能会被拒绝。

政府将在收到您的书面请求后的五天内尽力提供汇报。汇报可以通过口头,书面或承包人员可以接受的其他方式进行。大多数投标人都喜欢口头汇报,因为他们提供了讨论结果和提出后续问题的机会。对于某些情况下的汇报,差旅费可能是一个因素,需要通过电话会议进行汇报。从学习的角度来看,最不优选的汇报格式是字母汇报。

领导采购的承包商通常会在参加提案评估的人员的支持下进行口头汇报。对于大型采购,您可以期望政府参会人员包括技术,管理和过往绩效评估人员;成本分析师;和其他辅助人员。

您应该确保汇报团队知道您在场学习,以便您可以在下一个建议中做得更好。明确表示您知道这不是讨论或质疑研究结果的论坛-政府官员也将明确这一点。

政府将做好进行汇报的准备,您也应该这样做。准备一下’重新阅读提案,问题和答案,RFP修正案以及您的提案是一个好主意。它’还可帮助您准备要问的问题列表。请随时提出后续问题,以便您尽可能多地了解政府如何对提案进行评分并进行评估。

要求政府在汇报中提供具体信息,包括但不限于:

  • 您的提案和获胜者提案的总体成本或价格以及评估等级。
  • 您的提案存在明显的弱点和不足。通常包括您的建议’的优势,尽管不需要该信息。
  • 提案的过往绩效评估结果,尽管不是作为过往绩效参考的人员的名字。
  • 选择理由和授予决定。

您可以期望政府回答有关评估结果和过程的合理问题。但是官员们赢了’不能将您的建议与其他要约人的建议进行逐点比较,也不会透露被视为商业秘密或受《信息自由法》保护的信息。

汇报旨在进行学习练习,因此请仔细听。团队惊讶地发现获胜主题没有任何效果,他们认为引人注目的功能被视为弱点,被视为风险。这些知识可以带回去,并为您的下一次努力重新考虑。

一些公司在汇报中学到了令人惊讶的事情。想象一下在总结中学习以下内容的潜在后果。

  • 提案中提到的弱点实际上属于另一个要约人,评估团队在评估过程中混淆了提案。
  • 政府无视自己的评估标准,并制定了未公开的评估方案。
  • 评估标准指定了评估子因素重要性的相对顺序,但是在评估提案的相对价值时忽略了这些顺序。

这些信息可能会导致对提案进行重新评估或提出抗议。

在大多数情况下,您将对政府如何评估您的提案有更多的了解,而不会进行汇报,并且可以更好地了解您可以采取哪些措施来提高提案分数。

一些机构会询问您有关如何更好地进行采购的想法。也为政府提供一个学习的机会。如果他们做得很好,请告诉他们。

本文最初发表于2010年10月27日 WashingtonTechnology.com.