寻求良好采购实践的挑战

华盛顿科技文章

鲍勃·洛费尔德一年前,头条新闻都是关于IT采购改革的,国会威胁要向政府强加新规则,以保证提高效力和改善成果。

这很快就让位给了更明智的建议,他们认为我们需要的不是采购改革,而是采购过程的持续不断的改进和采用最佳采购实践。

今天,我几乎看不到任何证据表明政府采购市场正在融合最佳IT采购实践。取而代之的是,各机构似乎正在采取多样化的策略,着重于寻找权宜之计,抗拒抗议的采购解决方案,而不是着眼于提高任务成果。这些实践中有许多正在获得市场份额,但可能无法实现长期任务目标,并且产生意想不到的结果,最终可能对政府和行业都不利。

让我给你一些例子。

GSA GWACS

OASIS和即将到来的Alliant II大型和小型企业采购都采用非传统方法来选择获胜的承包商。这些采购并没有集中于使用投标人的技术和管理建议作为选择基础的更传统的方法,而是仅关注“竞争承包商的属性”,并利用这些特征来选择GWAC的中标者。

在这些采购中,GSA为一家假设的公司开发了一个属性配置文件,GSA认为该公司可以满足一组政府机构的未来任务需求。属性配置文件指定特征,例如在各种产品服务代码(PSC)中执行某些类型的合同所需的经验。具有领先技术的经验;经证明的技术,质量和业务系统认证;等等。

竞标者根据其公司与GSA假设的公司的属性匹配程度进行竞争。比赛越接近,竞标者将在评估中得分越高。

与传统的最佳价值采购相比,这些采购更像是一个申请流程。如果您的公司很幸运能够拥有正确的属性,那么您就有很大的获胜机会。如果您不这样做,那么获胜的机会就很小。

赢得这类工具对公司而言至关重要,因为获胜者将比IT​​市场上的所有其他公司具有明显的优势-他们将有资格竞争这些工具下的任务订单。 GSA预计将有600亿美元流经OASIS平台,Alliant Large和Small预计将分别流向500亿美元和150亿美元。无论您如何计算,这些工具都将占据很大的IT市场份额。

如果您在创新和创造力上竞争,那么这些工具将不是您所喜欢的。如果您是IT市场上新的精品企业之一,而政府市场经验有限,那么您获胜的机会就很小。而且,如果您是中级承包商,则很可能会在大型企业中得分最低,从而使您成为大型企业竞争中的第二名。

压缩中层承包商以及回避创新和创造力使这类工具在许多IT公司中不受欢迎。未能在此类主要车辆上获得席位的承包商将被剥夺参与竞争数十亿美元政府IT合同的机会,实际上将被排除在政府IT市场的很大一部分之外。

优胜者太多或太少

解决将承包商排除在GWACS之外的问题的一种补救方法是增加合同授予者的数量。虽然Alliant II提议为大型企业采购提名40名获奖者,为小型企业采购提议80名获奖者,但诸如GSA VETS 1之类的其他人则决定43名获奖者是合适的,而GSA 8(a)STARS I选择了346名获奖者。 VETS 2(预计将于下个季度发布RFP)和STARS II(正在评估中)的获奖者可能会比以前的版本多。

对于此类程序,这些程序可为特定的弱势群体提供进入政府市场的渠道,因此,将奖励门槛降低并奖励给更多而不是更少的有能力的投标人是合理的。

为了不被GSA所超越,美国海军于2008年推出了SeaPort-e,并获得了滚动入场许可,现在有3000多名获奖者。这些获奖者中的每一个都享有特权位置,他们可以与海军签订合同,从事在该车辆下作为任务发布的IT工作。许多获奖者将永远不会看到收入,但其他获奖者将巧妙地利用它从流经汽车的380亿美元中逐项完成任务。

对于这些公司而言,这种手段已成为其业务增长战略的关键组成部分。

拥有3,000名优胜者,这是一个问题,真的有比赛吗?使用这种工具进行报名注册是否成为避开适用于全面公开比赛的许多规则的便捷方法?

似乎有争议的是,此类合同所授予的人数必须有实际限制。时间会证明或多或少是更好的。

表演时间太长或太短

首批GWACS的性能很短。例如,CIO-SP1是授予20家公司的5年合同。时至今日,GWACS的业绩持续增长。凭借2012年获得CIO-SP3的殊荣,合同的履行期限翻了一番,达到10年,而这一殊荣几乎翻了三倍,有54家公司声称拥有这种200亿美元无限制车辆的空间。

明年的NOAA Pro-Tech可能是唯一具有5年有效期的多次授予合同(MAC)。陆军的ITES-3S计划执行9年,而GSA的OASIS计划执行10年。即将竞争的Alliant车辆,DISA的Encore II和DOD的HR Solutions II都在计划10年的性能周期。

最长的执行期是国防部的联合企业研究,开发,收购与采购(JE-RDAP)综合合同。 JE-RDAP计划执行10年,并有能力在合同的最后一天授予可以执行5年的任务单,从而使该工具具有15年的使用期限。

好消息是,如果您是这些车辆中大多数的赢家,那么您必须在2027年重新竞争。但是,如果您是失败者,那么您将在很大程度上无法进入这些市场,长达十年或更长时间。

考虑到IT合同中的技术,挑战似乎每2或3年改变一次,我想知道这是否对这些机构的任务方有利。对于采购方来说,锁定一组供应商10年当然很方便,但是从任务完成的角度来看,随着时间的流逝,这可能是短视的。

上坡和下坡

为了解决性能过长的问题,一些代理商主张在车辆上使用坡道和坡道。合并和收购往往会随着时间的流逝而减少获奖者的数量,而小型企业的规模标准往往超出了小型企业的规模,这常常使他们没有资格竞争任务。

代理商并没有在缩短这些车辆的总体性能周期,而是在讨论开放其车辆并允许新公司竞争最初获奖者腾出的空位的想法。

因为代理机构希望维持与车辆比赛时最初使用的相同的竞争标准,所以他们很可能会清除旧的RFP并重新发布。更改需求或更新需求将构成新的采购,因此该计划将使用相同的RFP并遵循相同的评估标准。

这个概念充满了问题,因为自从举行有节制竞赛以来的5年内,没有人愿意使用当今的RFP。我的猜测是,关于匝道的讨论很多,但在接下来的5年中不会认真处理。届时,大多数采购组织将决定,在坡道上进行与原始采购相同的工作量,这将是一项艰巨的任务。

任务订单大小

最初设想任务订单合同时,人们期望任务订单能够快速周转,需要少量采购才能迅速进入市场。由于市场紧迫性,任务单建议书通常在7到14天之内提出,奖励价值通常不到1000万美元。

任务订单奖励的美元价值持续攀升,今天最大的任务订单仅不足10亿美元。例如,GSA刚刚向Booz Allen Hamilton授予了9.37亿美元的OASIS任务订单。

也许这些任务订单奖励的规模没有限制,但是您必须怀疑应为全公开竞争保留什么美元价值的奖励,而不是在将奖励限制于特定公司的多个奖励工具下竞争。

最佳价值权衡与LPTA评估标准

评估标准因车辆而异,大多数希望将奖赏授予那些符合特定技术标准并提供公平合理价格的公司,但是,并非所有车辆都遵循这一理念。

DISA的Encore II采购在竞争中脱颖而出,并建议以最低价格的技术可接受(LPTA)奖励该车辆。该计划旨在设定投标人必须克服的适度技术障碍(例如,拟议的项目经理必须经过PMP认证,公司必须达到CMMI 3级,以及其他一些类似的标准)。将审查所有遇到障碍的公司的价格建议,提供最低价格的20家公司将成为获奖者。

对于这些公司(只有这些公司),他们的技术建议将通过/不通过的方式进行审核和评分。假设他们的建议可以接受,那么这20个低价投标者将成为DISA的新承包商。

尽管大多数MAC寻求公平合理的价格,但DISA正在朝另一个方向前进,以寻找成本最低,合格程度不高的承包商,并计划招募他们以维护DISA的基础设施。

他们是与其他所有人步调不合,还是朝着其他人跟随的新方向前进?我们将不得不拭目以待。

最后的想法

关于什么构成最佳IT采购实践,存在许多不同的看法。似乎缺少的是关于什么有效和什么无效的共识。

为了渐进式改进,我希望未来5年将提供可靠的证据,以便就什么构成政府IT采购的最佳实践达成共识,并且在接下来的十年中,我们都可以充满信心地向前迈进,我们正在做的是对机构的任务方,采购方以及支持这些组织的数千名政府承包商有利。

同意或不同意我的观点,始终欢迎您提出意见。

鲍勃·洛菲尔德(Bob Lohfeld)

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本文最初于2015年10月8日发布于 WashingtonTechnology.com。