低价格合约会让我们成为所有输家吗?

鲍勃lohfeld.我们正在通过最低价格,技术可接受的(LPTA)评估标准而不是更传统的最佳权衡标准,从采购官员带来的技术和专业服务投标的采购战略转变。

虽然肯定是联邦采购中低价战略的地方,但绝对不适合具有复杂服务或不确定的绩效风险的采购。当政府将战略适用于不适合的采购时,政府和投标人都会失败。这就是发生的事情,你可以做些什么。

何时使用LPTA评估标准

LPTA实际上是一种最佳价值的形式。在传统最佳价值采购中,政府允许在诸如技术方法,管理计划,过去的绩效等中的非成本因素等重大转项,并在确定政府最佳价值时的成本。这些权衡在权衡表明在这些因素中,政府为政府授予最低价的要约人以外的合同授予合同。在选择采购的LPTA标准时,政府在释放提案(RFP)之前确定,即在交易非成本因素与成本上没有额外的价值。

事实上,LPTA评估特别禁止评估人员制定这些权衡,并限制评估人员只能将提案因素和子因素视为可接受的或不可接受的。结果在竞标者中没有值超过RFP中的任何要求。

国防部的源选择程序是规范的,何时适合使用LPTA。 “当预期最佳价值导致技术上可接受的提案选择具有最低评估的价格时,LPTA过程是合适的。 LPTA可用于政府不会从建议中实现任何价值的情况,这些提案超出了政府最低的技术或绩效要求,通常用于收购明确定义和预期风险低的商业或非复杂的服务或耗材。“

采购可以使用权衡和LPTA方法的混合。例如,RFP可能说明要约人的小而小的弱势业务分包计划被评估为可接受或不可接受的分包计划,而技术方法被评估为基于技术评估因子和地点的最佳价值权衡。这可能是一些采购的良好妥协,因为混合方法让评估人员在利用通过/失败标准的情况下对成本进行履行的重要提案考虑因素,以获得不太重要的考虑因素。

设置最低的技术和性能要求

当工作很复杂的LPTA标准应用LPTA标准时,采购陷入困境,因为这项工作复杂,最低可接受的技术和性能要求难以描述,失败的后果可以相当大。

在LPTA采购中,确定更高的可接受标准变得重要,因为符合最低可接受标准的每个投标人都有平等的机会才能获得合同奖。设置标准太低将让边缘接受的投标人成为合同奖的候选人。这些是通常在最佳权衡采购中被遗弃的同行投标人。

如果标准太低,每个投标人都会通过可接受的障碍,只留下成本作为评估因素。低标准有效地将LPTA采购转变为出价邀请,其中奖项仅仅基于价格。这些不适合专业和技术服务出价。

理想情况下,RFP将定义足够高的可接受性标准,以防止边际投标人成为奖项的候选人。为此,RFP必须以评估者可以清楚地确定较高的可接受性的方式描述所有要求,然后区分可接受和不可接受的建议。在服务投标中,定义要求通常足够困难,更不用说定义了对每个因子或子因素的适当高度可接受性的原因。

提高可接受性标准

为了提高可接受性标准,RFP可能规定投标人具有CMMI或ISO认证,或者需要提出的关键或技术人员具有具体的本科学位,高级度和/或专业认证。

我已经看到了LPTA采购,现任者的计划经理未能达到最低教育要求,而该公司无论如何,该公司都会出价计划经理,因为他非常喜欢,稍后发现他们的出价被确定是不可接受的,而且他们失去了比赛因为他们没有达到这个差不多任意的人员要求。

过去的绩效可能需要在过去12个月内完成最低规模或在过去12个月内完成的账单。如果投标人不符合这些要求,则必须将它们视为不可接受的。

有趣的是,DOD再次规定,“在将LPTA标准应用于过去的绩效评估时,没有相关过去表现的记录或者有关过去性能的信息的要约人或者稀少可以合理地分配任何有意义的过去的绩效评级,在过去的性能上可能无法获得有利或不利地评估要约人(参见至今的15.305(a)(2)(iv))。因此,要约人应确定有未知的过去的性能。在可接受性/不可接受性的背景下,未知应被认为是可接受的。“

每个更高的要求都提高了可接受性的酒吧,但由于评估是LPTA,政府无法向超越吱吱作用,几乎不符合要求的人超过相当保证金的公司提供额外审议。

如果不容易定义可接受性的更高标准,那么最好避免LPTA并使用传统的最佳价值权衡。

最低价胜利

当要约人的提议被发现可以接受时,要约人和胜利之间的所有这些都具有最低的评估价格。投标人使用许多策略来降低评估的价格。随着这些策略的应用,每个投标人都会采取更多的合同表现风险。通常,随着价格向下推动,性能风险上升。

授予最低价格提供者的满足很快就会被差的承包商表现差的负担所掩盖。慢速合同人员配置是承包商业绩问题的早期指标,其次是边际技术成就,延迟交货,最终成本超支。从长远来看,竞标者最低的表现声誉受到影响,政府因成本和进度超支而批评,并且未能正确管理其计划。到底,每个人都失去了。

如果我们都帮助教育计划和采购官员,我们都可以避免这种困境是关于使用LPTA作为技术和专业服务出价的采购战略的陷阱。

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本文最初发布于2012年6月4日 WashingTontechnology.com。