成功的解决方案始于成功的提案团队

制定一个成功的解决方案是一项智力挑战,但这也是团队挑战。 “我”不会赢得任何建议。所有都是由团队赢得的。然而,无论您聚集了多少策划者, 提案团队通常是自己最大的敌人。

作为提案或捕获经理,您认为您做了几次正确的事情?您将制定制胜策略,制胜主题和鉴别器;切细,概述和情节提要板;选择可靠的团队合作伙伴并发出数据电话;并组建一个专家团队来进行架构师,撰写和审阅……只是为了得出色彩小组草稿,该草稿提供了非强制性甚至不兼容的解决方案。如果提案草案没有反映出胜出的愿景,那么会发生什么?

让我们从提案解决方案中退一步,看看团队。投标团队是短期的,通常是匆忙组建,面临巨大的时间限制。人们循环进出(作家,解决方案架构师,主题专家,审阅者)。团队成员通常对提议过程提供不同程度的理解。通常,一些成员是远程的,正在从事另一项全职工作,和/或充其量是勉强的参与者。他们可能认为提案工作的优先级较低,并且表现出对团队的承诺不足。团队成员甚至可能会不尊重提案,而不是不是直属上司的经理。最后,提案团队通常将合作伙伴公司与自己的议程结合在一起。

如果您有更多的时间(例如六个月左右),那么所有这些问题都可以解决。 所有团队都经历了五个发展阶段 心理学家和教育家布鲁斯·塔克曼(Bruce Tuckerman)几十年前就指出:

  1. 成型
  2. 猛攻
  3. 规范
  4. 表演
  5. 休会

组织研究告诉我们,前两个阶段占用了团队时间的五分之三。只需30天的周转时间,这意味着您的提案团队仅剩一个星期半的时间进行规范和执行。

解决方案是迅速完成前三个阶段以开始执行。通过吸取的教训,组织和团体理论以及严厉的敲门砖,我制定了一些策略,可以更有效地发展到表演阶段,并开始研究获胜的解决方案。

1.成型。 在形成阶段,清晰度和沟通至关重要。假设您已经在启动时遵循了最佳实践,并提供了详细的机会概述,联系人列表,大纲,作业,写作模板,进度表等。如何提高沟通效率?首先,确保团队明确目标。是的,我们的团队想赢,但是为什么呢?从战略,定位,增长,盈利能力和工作机会等方面,全面了解解决该胜利的意义。是的,该提案必须合规且具有说服力,但是我们如何定义这些术语?团队成员通常不问问题,因为他们不想显得无所事事。为什么每个团队成员都在这里?团队成员可能彼此不认识。与小组分享每个贡献者的经验,能力,角色和责任。

下线。在组建期间,避免仅依赖团队会议。花时间与每个团队成员脱机,以确保在建立融洽关系时私下理解和回答问题。请记住,在组建阶段,团队成员往往更礼貌,不愿发表意见或提出问题。通过与每个团队成员私下交谈,您可以鼓励他们提出问题并提出任何疑虑。您还可以更好地评估其功能。

2.猛冲。 突袭是最具挑战性的阶段,但有必要进入规范阶段。意见不一会导致冲突,导致愤怒,困惑,伤害和/或沮丧。行使权力。在时间限制内保持小组会议的重点,并遵循议程,但要请人们发表意见并发表意见。尊重您提出的问题或冲突,并设法解决。继续提醒大家终极目标以及倡导胜利的必要性。当团队成员表达沮丧或愤怒时,避免防御或自欺欺人。如果团队成员继续战斗和/或偏离主题,请致电给他们。为他们的问题创建一个停车场,并离线一对一地解决它们。换句话说,根据需要规避团队。

不要陷入风暴。您没有足够的时间来悠闲地奔波。因此,对提案开发应用敏捷的迭代方法。要求贡献者(个人或小组)每天小幅提交他们的作业,以便您可以提供反馈并根据需要指导他们。如果您发现其他团队成员可以提供解决方案的方法,请让他们参与进来。换句话说,使用风暴作为不断澄清和建立更强大团队的途径。

3.规范。 规范是指团队成员开始适应作为团队成员的个人角色。您可以通过面对问题,澄清问题并指导表现欠佳或表现欠佳的表演者来帮助他们进步。继续要求工作产品频繁迭代。根据需要使用赞美和建设性,可行的批评。很多团队成员经常会拒绝规范。如果他们破坏进度,则可能需要将其从团队中删除。

预期回归。请注意,随着团队成员(完成写作任务后)和(作为审阅者)循环进来,团队可能会退缩。您需要采用与新团队成员一对一地工作,指导和澄清问题的相同方法来开发解决方案。您还需要收集从现有成员那里获得的反馈和经验教训。

4.表演。 在表演阶段,团队变得更加自我指导。随着新成员的进出循环,团队不太可能退回到强攻。在控制和要求方面继续保持公平,果断。确保提案产品按时,合规且引人注目,如果团队偏离路线,则将其重定向。

利用长处和短处:由于团队现在是一个团结一致的部门,因此提案团队成员可以更好地了解彼此的能力。确保团队正在利用这些资源,换句话说,如果有人比撰写文章更擅长于查看解决方案,请切换角色。如果某人不擅长使用Word模板,请告诉他们不要浪费时间使建议漂亮。 根据能力分配工作,使每个人都表现出色。

5.休会。 提案提交后,请记住要感谢团队成员的贡献。您的经验教训过程的一部分包括收集每个贡献者的反馈,以及评估每个成员的绩效以供将来在建立提案团队时使用。该评估还包括分包商团队合作伙伴。记录有关上述技术的工作原理的经验教训。这些想法听起来很简单,但通常难以实践,需要反复的提案努力才能完善。

提交后不要忘记团队。请记住将投标结果告知所有团队成员。当然,邀请整个捕获和建议团队参加胜利派对!

由丽莎·帕夫(Lisa Pafe)(最初发表于 亚太MP-NCA执行摘要,2012年秋季)