通过知识管理创建统一的公司专注于赢得新业务

收集证明点,指标,恢复或与您想要追求的机会相关的证据点,指标,或过去的表现是多么困难?通过改善您的内部知识管理(km)系统来改善您组织信息资产的一种方法,提高您的组织信息资产和提高赢率。

什么是km?

长椅[1] 将km定义为“捕获,分发,有效地使用知识的过程”。 KM是成功业务发展(BD)的关键要素。有效的捕获,存储,集成以及对信息的分析对于了解和击败您的竞争对手,创建一个获胜解决方案,并代表您的公司作为工作的能力最佳选择。

考虑您捕获的所有信息,并维护公司:

·重新开始 ·过去的性能
·指标 ·样板
·模板 ·清单
·最佳实践 ·成功案例和荣誉
· 财务数据 ·认证和奖项
·图形 ·汇报
· 得到教训 ·合同,分包和修正案
·合同进度报告,可交付成果和评论 ·技术解决方案
·管理和分包计划 ·营销材料
·过渡和质量控制计划 ·徽标
·可重复使用的材料 ·BD,捕获和提案文物
·竞争对手和合作伙伴英特尔 ·客户英特尔

我相信您可以添加到列表中。作为提案经理,您希望访问它!想象一下,您拥有当前,可搜索,安全知识库的世界,可以捕获和链接所有本公司数据!

今天的现实

这对许多组织来说是一个具有挑战性的任务。企业美国往往是高度僵硬的管道,商业单位甚至是BD团队,捕获,保留和维护他们没有自由分享的企业数据。 deltek包含您的财务数据; Salesforce捕获BD数据;和SharePoint,Share驱动器,Dropbox,Cloud数据库和本地硬盘驱动器包含受影响的不同和分布式数据资产和智能。

许多公司甚至没有意识到他们拥有的所有信息。

无论您是销售服务,产品还是两者,都必须在收集和维护员工和企业资格记录上进行大量重点。当您可以将您的资格和其他公司知识集成或链接到您的BD和提案团队可访问的可搜索数据库中时,它真的很强大。

成功的故事

几年前我在一家小公司领导的提案集团的领导,我继承的情况看起来像这样:

  • 提案过程是不存在的;
  • 不存在信息资产的企业联系;
  • 共享驱动器和本地硬盘文件夹是主存储机制;和
  • 电子邮件是数据共享的主要场所。

我旨在聘请公司建立一个知识存储库,将所有公司数据链接到相关的机会。这需要一个完整的企业文化,由共同赢得的愿望转移。

根据我的经验和经验教训,这里有人建议识别,整合和实现买入的主要企业km集成活动。

1.获得高级管理层认可

最重要的是从执行领导者开始获得企业承诺。通过高级管理人员,人们愿意向共同的目标进行订婚并愿意努力。该项目需要对时间和技术进行投资,因此计划预算并将其呈现出来。

2.确定一体的团队

集成团队应具有每个业务单位和功能的代表。这包括人力资源,财务,合同,BD,提案,营销和运营。参与者应该了解他们业务部门所拥有的信息资产和流程。

3.确定公司知识资产

这是通过与整合团队的头脑风暴和协作会议来实现的。传达BD和竞争优势综合的公司km方法可以实现。帮助参与者了解他们的信息如何支持BD和提案准备并将公司带到胜利。通过使每个人的一部分进程,您可以实现分享信息的买入和意愿。

4.分析信息

这需要您的集成团队更加合作。什么共同的元素跨度资产?数据有多准确?近期过多?什么链接到底是什么?有差距吗?

5.定义知识库的结构

定义您的数据链接和存储的方式。在我的成功故事中,我们将信息资产分为两类:公司和机会。

公司资产 没有与特定机会相关联。这些包括标准操作程序(SOP),标准,模板,清单,营销材料,指标,保留率,样板,企业认证,新闻稿和标识。他们还包括恢证和团队合作伙伴信息,但这些落入了一个特殊类别,因为每个简历和伴侣也可能与公司追求和/或赢得的一个或多个机会相关联。

机会资产 与特定机会有关。这些包括早期项目智能,捕获数据和所有征集文物;提案和提交后的文物,如评估通知(索赔),最终提案修订(FPRS)和其他谈判细节;奖励通知,合同文件,修改,CPAR和分包商组合协议(TAS),非披露协议(NDA)和协议。它们包括承认,赞誉或奖项;状态报告,可交付成果和性能指标;和发票和其他通信。

6.创建和填充KM系统

研究您的KM解决方案的研究工具。选择标准应至少包括最小,安全远程访问,版本控制和强大的搜索功能。

我们选择Privia是我们的KM平台;其他选项包括SharePoint,Dropbox和许多工具。关键是选择平台并为您在该平台内的信息建立结构和联系。为了链接资产,我们维护了主机会列表,并为每个机会分配了一个独特的项目ID。然后,我们将项目ID作为每个文件上的文件属性。主列表包含在Salesforce和Deltek等外部系统中的相关机会日期的链接,使这些系统能够在链接到每个机会时使用各自的函数。然后将所有其他数据填充到共同的平台中,以便于搜索和检索。

目标是访问与您追求的所有企业相关的所有公司信息文物,以及历史数据/过去的绩效,追求和/或赢得的其他机会。

7.在新的KM模型周围构建流程

最后一步是创建标准和程序来支持新信息架构。我们开发了一种用于管理KM存储库和程序的数据字典和程序,然后使用KM系统进行BD和提案,捕获项目信息,并保持恢复当前。

公司KM系统的好处

我公司在这个成功的故事中收到的好处展示了KM集成值得努力。我们意识到:

  • 合作,快乐,功能提案团队和内部企业关系;
  • 提高生产力;
  • 改善胜率;
  • 明智的决策和出价决策;
  • 支持质量识别的一致性和标准化,如ISO 9001认证;
  • 减少生产建议的时间;
  • 能够快速查找相关信息以支持每个新机会;
  • 能够识别信息资产中的差距和计划填补它们的方法;和
  • 统一的企业专注于赢得新业务。

真正重大结果是我们公司文化的完全转变。在一起,我们实现了完全的企业整合人,工具和信息 - 并为获胜创造了共同的愿景和热情。

经过  Maryann Lesnick.,Lohfeld咨询组,CPP APMP,PMP的董事总经理。

lohfeld.Consulting Group已验证结果,专门从事帮助公司创建获胜捕获和提案。

作为专门专注于政府市场的首要捕获和提案服务咨询公司,我们向政府承包商提供专家援助,以便在上市战略,捕获规划和战略,提案管理和写作,捕获和提案过程和基础设施以及培训方面提供专家援助。在过去的3年中,我们支持550多个提案,为客户提供超过135亿美元 - 包括前10名政府承包商。 Lohfeld Consulting Group是您的“转到”捕获和提案来源!通过联系我们开始获胜 www.lohfeldconsulting.com. and join us on linkedin.Facebook, and 推特。

[1] 达文波特,托马斯H.(1994),保存它’灵魂:人以人为本的信息管理。哈佛商务评论,3月至4月,72(2)PP。 119-131。 Duhon,Bryant(1998),它’所有人都在我们的头上。通知,9月12日(8)。